Alfmeier präzision ag

Am zentralen Standort von Alfmeier Präzision in Treuchtlingen hatte man im Jahr 2008 im Rahmen einer Produktevaluierung sechs mögliche Archivierungslösungen genauer unter die Lupe genommen. Drei Anbieter blieben in der engeren Wahl. Die Entscheidung fiel schließlich zugunsten der HENRICHSEN4s.

Die Ausgangssituation

Zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme mit der HENRICHSEN4s gab es rund 155.000 Belege im Einkauf und 377.000 Belege im Verkauf. Hierfür wurde eine Lösung zur Digitalisierung gesucht, welche als Teilziel u.a. den direkten Zugriff zu archivierten oder eingescannten Einzelbelegen per Mausklick durch jeden SAP-Benutzer hatte.

Die Lösung

Jetzt werden alle Dokumente aus dem SAP-Umfeld, die außer Haus gehen (ausgenommen Reports) sowie alle eingehenden Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen mittels Easy Capture eingescannt. So können sie jederzeit im Easy Portal indiziert und abgerufen werden.

Das Ergebnis

Durch die Belegarchivierung sind die Originaldokumente mit den jeweiligen SAP-Anwendungen verknüpft und können mit einem Mausklick aufgerufen werden.

Das bedeutet im Klartext: Eine immense Zeitersparnis bei der Ablage von und der Suche nach Belegen. 

Ergänzt wurde die SAP-Belegarchivierung durch die Altdateienarchivierung von rund 377.000 Projektakten und 81.000 Einkaufsdokumenten. Alle Dateien, die älter als 2005 waren, wurden archiviert und die gesamte Verzeichnisstruktur wurde ins Easy Portal übernommen.