Dokumente in SAP effizient finden und abrufen
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Sparen Sie wertvolle Zeit bei der Dokumentensuche in SAP®.
Die Dokumentenfülle bei Geschäftsprozessen ist groß
Bei der Abwicklung von Geschäftsprozessen kommen in Unternehmen nach wie vor unterschiedlichste Dokumententypen zum Einsatz. Einem einzelnen Geschäftsprozess können unter Umständen mehrere unterschiedliche Dokumentenarten und -formen zugeordnet werden. Die gezielte Suche nach einem bestimmten Dokument ist daher oft zeitaufwändig und kompliziert. Besonders hoch ist der Zeitwand, wenn mehrere Kopien des Dokuments und eine dezentrale Ablage bestehen.
Der HENRICHSEN4s Dokumenten Navigator erleichtert dagegen den Suchvorgang für den Anwender ungemein. Sucht beispielsweise ein Mitarbeiter aus Finanzen und Controlling nach den Einkaufsdokumenten (Auftragsbestätigung, Bestellung, Mahnung, etc.) zu einer bestimmten Rechnung, dann findet er diese mit unserer Lösung in kürzester Zeit und kann sie sich unmittelbar anzeigen lassen. Auch für andere Abteilungen, wie den Einkauf, bieten sich markante Vorteile. Für die optimale Vorbereitung auf einen Lieferantentermin etwa, kann dieser mittels des HENRICHSEN4s Dokumenten Navigator schnell und einfach herausfinden, welche Bestellungen dieser Lieferant in einem bestimmten Zeitraum erhalten und erfüllt hat. Durch den Vergleich von Beschaffungsdokumenten mit den Rechnungen kann der Bearbeiter so die Leistung des Lieferanten bewerten und zukünftiges Beschaffungsmanagement optimieren.
Der Prozess des HENRICHSEN4s Dokumenten Navigator
Dem in einem Unternehmen implementierten HENRICHSEN4s Dokumenten Navigator muss stets ein an SAP® angeschlossenes digitales Archiv zugrunde gelegt werden. In diesem werden in der Regel alle Geschäftsdokumente von den Bearbeitern der verschiedenen Abteilungen abgespeichert. Dazu gehören unter anderem Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Lieferantenkorrespondenzen, Angebote und Mahnungen. Die zueinander gehörigen Dokumente stehen dabei in einem direkten Bezug, den unsere Lösung bei der Suche nutzt. Dokumente, die das Unternehmen dagegen von außen erreichen - etwa per Mail, als IDoc, als Word oder Excel Datei oder aus einem File System heraus – werden über die Microsoft Office Integration ebenfalls in das an SAP® angeschlossene Archiv überführt und können dann von dort durch den HENRICHSEN4s Dokumenten Navigator abgerufen werden.
Dieser ermöglicht schließlich neben dem Auffinden und Öffnen des gewünschten Dokuments, auch die Ausgabe desselben als Download über das Filesystem oder den direkten Versand per Mail.
Einmal im Archiv abgelegt, kann so jeder Berechtigte effizient seiner Arbeit nachgehen, ohne wichtige Zeit bei der digitalen Suche zu verlieren.
Erleben Sie unsere Lösungen live!
Verpassen Sie nicht unsere Live-Veranstaltungen: in Webinaren, auf Events und Messen geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick in unsere Lösungen. Der persönliche Austausch steht dabei im Vordergrund! Wir freuen uns auf Sie!
Die Funktionen des HENRICHSEN4s Dokumenten Navigator
- Benutzerzugriff auf archivierte Dokumente zu verschiedensten SAP® Objekten
- Ergebnisfilterung durch selbst definierte Selektionsparameter
- Steht in allen Standard SAP® Transaktionen zur Verfügung
- Bausteinprinzip bietet verschiedene Szenarien (z.B. Einkaufsszenario oder Verkaufsszenario)
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
- das Standardszenario Einkauf (BUS2012, BUS2081, BUS2017, BUS2105, LFA1)
- das Standardszenario Verkauf (LIKP, VBAK, VBRK, KNA1, VBAP, VBRK, KNA1)
Ja. Es wird alles so ausgelesen, wie es in den Verknüpfungstabellen von SAP® festgehalten wurde. Solange zu den einzelnen CRs auch eine aktive Verbindung über SAP® ArchiveLink eingerichtet ist, kann auf die Dokumente zugegriffen werden.
Nein. Die Benutzung des HENRICHSEN4s Dokumenten Navigators muss organisatorisch geklärt und berechtigt werden.
Der Absprung ist zu jedem gecustomizten Objekt möglich.
Mail Vorlagen zu erstellen, ist über unseren E-Mail Dialog möglich. Eine explizite Größenbeschränkung ist aktuell nicht vorgesehen. Hier greifen die SAP® Standardeinstellungen.
Eine native SAP® Fiori App gibt es nicht. Wir bieten jedoch eine Anzeige über den SAP® GUI for HTML dafür an. Dies kann ebenso in das SAP® Fiori App Launchpad integriert werden.
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
