Erweiterte Vollständigkeitsprüfung für Eingangsrechnung

Automatisierte Prüfung auf Rechnungspflichtbestandteile

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Minimieren Sie den manuellen Prüfaufwand bei Eingangsrechnungen.

Die Anzahl der zu prüfenden Belege steigt

Die Chancen, dieses Aufkommen manuell in Form von Mitarbeitenden zu kompensieren, sinken jedoch im gleichen Tempo wie der Bedarf wächst. Auch bei Unternehmen, die bereits auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung setzen, gibt es mit den marktüblichen Lösungen unterschiedlichste Prüfparameter, die manuell abgedeckt werden müssen.  

Einer dieser Parameter ist die formelle Rechnungskontrolle auf die Pflichtbestandteile einer Eingangsrechnung.  Häufig werden Angaben zur Firmierung und Adresse des Rechnungsempfängers, Hinweise auf innergemeinschaftliche Lieferung oder Hinweise auf Steuerbefreiung nicht automatisch validiert. Im Ergebnis landen diese Belege doch zur manuellen Rechnungsprüfung, blockieren Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten und verlangsamen den Buchungsprozess. Mitunter führen diese Schleifen auch zum Überschreiten der Skonto-Fristen und erzeugen damit finanziellen Schaden. 

Das SAP® Add On der Erweiterten Vollständigkeitsprüfung der HENRICHSEN4s nimmt sich genau dieser Stolpersteine in einem automatisierten Prozess an, und ist damit ein wichtiger Baustein zur dunklen Vorerfassung, beziehungsweise Buchung von Eingangsrechnungen. 

Die Lösung bietet zusätzliche Customizing Optionen, wie verschiedene Varianten zur Schreibweise der Empfänger-Adresse oder Toleranzgrenzen im Datenabgleich. Damit entsteht manueller Prüfaufwand nur noch bei Belegen, bei denen nicht alle erweiterten Pflichtbestandteile eindeutig identifiziert wurden und der Prozessschritt der sachlichen Rechnungskontrolle wird beschleunigt. 

Vorteile der Erweiterten Vollständigkeitsprüfung der HENRICHSEN4s

Repetitive Aufgaben auszulagern ist ein Schlüssel für mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit in den aktuellen unternehmerischen Herausforderungen. Die Erweiterte Vollständigkeitsprüfung der HENRICHSEN4s ist dabei ein kleiner, aber entscheidender Schritt:

Beschleunigung der formellen Rechnungskontrolle
durch eine intuitiv erfassbare Darstellung über Ampelsymbolik
Optimierungspotenzial bzgl. Stammdatenpflege
wird offengelegt
Arbeiten auf nur einer Oberfläche
durch Integration in den Invoice Monitor
Zusätzliche Optimierung der individuellen Feldabgleiche durch Customizing
von verschiedenen Varianten zur Schreibweise der Empfänger-Adresse und Toleranzgrenzen für Datenabgleich
Foto von Karl Kocever der Steiermärkischen Krankenanstaltgesellschaft m.b.H.
Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft m.b.H.

Karl Kocever, Leiter IT-Infrastruktur und Administrative Systeme

„Mit dem Produkt der Firma HENRICHSEN4s hat die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft die richtige Wahl getroffen. Wir konnten durch das Eingangsrechnungsprojekt den Grundstein für eine standardisierte Arbeitsweise über alle Häuser hinweg legen. Es ist uns nun möglich, unsere Geschäftsprozesse weiter zu digitalisieren. Die Mitarbeiter der Firma HENRICHSEN4s sind sehr engagiert und weisen eine hohe Fachkompetenz auf.“

So funktioniert die Lösung

Der Prozessablauf bei Einsatz der Erweiterten Vollständigkeitsprüfung der HENRICHSEN4s

Nach dem Rechnungseingang landet der Beleg in der Verifikation. Hier greift neben der Standard-Verifikation der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung der Abgleich zusätzlicher Pflichtbestandteile einer Eingangsrechnung über die Erweiterte Vollständigkeitsprüfung. Eine farbliche Kennzeichnung des Statusfeldes lässt auf den ersten Blick erkennen, welche Elemente der formellen Rechnungsbestandteile durch das System erkannt wurden oder welche Bestandteile nicht korrekt angegeben wurden oder fehlen. Diese Darstellung befindet sich im Standard Invoice Monitor und ist damit ohne Absprung aus dem System greifbar. 

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Die Funktionen der Erweiterten Vollständigkeitsprüfung

  • Automatisierter Abgleich weiterer Pflichtbestandteile einer Eingangsrechnung 
  • Customizing von Schreibweisen und Toleranzgrenzen 
  • Farbliche Kennzeichnung im Verifikationsviewer 

 

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Webinar-On-Demand

Ein Blick in die Erweiterte Vollständigkeitsprüfung der HENRICHSEN4s

In unserem Webinar-On-Demand zeigt Ihnen unser Experte, wie die Erweiterte Vollständigkeitsprüfung in der Praxis verwendet wird, welche Funktionalitäten die Lösung beinhaltet und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

 

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Erweiterte Vollständigkeitsprüfung - FAQ

Häufig gestellte Fragen

In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.


Wird durch die Einführung der Erweiterten Vollständigkeitsprüfung der HENRICHSEN4s die dunkle Vorerfassung ermöglicht?

Ja, durch die Einführung dieses SAP® Add Ons wird die dunkle Vorerfassung effektiv unterstützt. Wir empfehlen allerdings, die Lieferanten sukzessive in die dunkle Vorerfassung mit aufzunehmen.



Welche Erweiterung bringt die Erweiterte Vollständigkeitsprüfung der HENRICHSEN4s mit sich?

Durch die Einführung dieses SAP® Add Ons werden folgende Informationen zusätzlich geprüft: 

  • Firmierung und Adresse des Rechnungsempfängers 
  • Firmierung und Adresse des Lieferanten 
  • Steuersatz 
  • Hinweise auf innergemeinschaftliche Lieferung 
  • Hinweise auf Reverse Charge im Inland 
  • Hinweise auf Steuerbefreiung Leistungsdatum 


Ist die Erweiterte Vollständigkeitsprüfung der HENRICHSEN4s auch im HENRICHSEN4s e-Invoice Manager integrierbar?

Ja, dieses SAP® Add On ist auch für deutsche Buchungskreise im HENRICHSEN4s e-Invoice Manager integrierbar. 


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Stefan Kullmann

Senior Business Solution Manager

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Foto von Stefan Kullmann von HENRICHSEN4s GmbH & Co. KG