HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung

Modernste Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP

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Optimieren und beschleunigen Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess.

Die Eingangsrechnungsverarbeitung wird europaweit immer digitaler

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland und der gesamten Europäischen Union hat zu einem steigenden Bedarf an Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung geführt. Unternehmen müssen E-Rechnungen nicht mehr nur empfangen, sondern auch digital verarbeiten und abgelegen können. Da gleichzeitig die OCR Erkennung im Rechnungsumfeld an Bedeutung verliert, tritt der Wunsch nach einem höheren Automatisierungsgrad in den Vordergrund.

Die Anwender der HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung nutzen bereits heute die Vorteile digitaler Rechnungsverarbeitung hinsichtlich Bearbeitungsdauer und Dunkelbuchung. Die HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung unterstützt den Anwender optimal bei der automatisierten Verarbeitung eingehender Dokumente, prüft formatrechtliche Anforderungen und ist in der Lage MM-Rechnungen vollkommen automatisiert zu verbuchen.

Tritt zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung eine Abweichung außerhalb der vordefinierten Toleranzen auf, wird der zuständige Bearbeiter für eine manuelle Klärung informiert. Auch Belege ohne Bestellung können automatisiert eingebracht werden. Die Eingangsrechnungsverarbeitung powered by xSuite ist für SAP® ERP Systeme und SAP® S/4HANA Systeme (On-Premises und Private Cloud) zertifiziert. Sie kann über den SAP® GUI, einer autonomen Web-Oberfläche für mobile Endgeräte, oder über die SAP® Fiori App bedient werden.  Die Einführungs- und Nutzungsstrategien „Fiori First“ und „Fiori Only“ werden ebenfalls unterstützt. 

Die Eingangsrechnungslösung powered by xSuite ist smart kombinierbar mit unserer Erweiterten Vollständigkeitsprüfung, dem QR Code Leser oder unserem HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul.

HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung im Einsatz

Diese Unternehmen vertrauen bereits auf unsere Lösung

Vorteile der HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung

Unsere Lösung bietet nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis über alle Prozessschritte von der Rechnungserfassung bis hin zur vollständigen Hintergrund-Erfassung. Auch andere Faktoren machen die HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung zum beliebten Tool bei unseren Kunden:

Einhaltung von Zahlungszielen
Realisierung möglicher Skonto-Erträge
Jederzeit vollständige Transparenz
über den Status aller Rechnungsbelege
Gesamt-Protokoll je Beleg
mit allen relevanten Aktionen
Eine zentrale Lösung
für alle Rechnungsformen und Eingangskanäle
Nahtlose Integration
in Ihre SAP® Umgebung
Compliance-Anforderungen erfüllt
durch komplettes Logging bei Stammdatenänderung
Logo Jochen Schweizer GmbH
Jochen Schweizer Technology Solutions GmbH

Saad Daoud, Chief Technology Officer und Vorstand

"Die Einführung der auf SAP® basierten Lösung für die automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung der HENRICHSEN4s verringerte unsere Durchlaufzeiten um 60 bis 70 % und sorgt für eine Einsparung von mehreren tausend Euro pro Jahr.“ 

Mehr über das Digitalisierungsprojekt
So funktioniert die Lösung

Der Prozess der HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung

Die eingehenden Rechnungen werden aus den Eingangskanälen heraus über den zentralen Invoice-Monitor zusammengefasst und einheitlich dargestellt. Nach dem Eingang über die OCR Erkennung oder - bei E-Rechnungen gemäß EN 16931 - den HENRICHSEN4s e-Invoice Manager werden die Originaldaten im Content Repository, der per SAP® ArchiveLink angeschlossen ist, archiviert. 

Der Inhalt der Belege wird im Invoice Monitor mit den entsprechenden Feldern der SAP® Transaktionen gemappt. Die Prüfung der Rechnungsdaten gegen die Bestellung und den Wareneingang finden bei MM-Belegen automatisiert statt, sodass der Bearbeiter nur noch Abweichungen bestätigen oder ablehnen muss. Für den Fall, dass die Lieferantenrechnung vor der Ware im System erfasst wurde, ist mit dem integrierten Warteschritt für Rechnungen vorgesorgt. Nach der sachlichen Prüfung kann entweder sofort eine Belegfreigabe erfolgen oder die Buchhaltung prüft die Belege nochmals im Zuge einer buchhalterischen Endkontrolle. Nach dieser erneuten Freigabe erfolgt die finale Buchung dann automatisch.

Selbstverständlich können die Standard Workflow-Muster auf die Kundenbedürfnisse angepasst werden.   

Die Funktionen der HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung

  • Verarbeitung aller bestehenden Rechnungseingangskanäle (Papier, PDF, EDI / IDoc, E-Rechnungsformate) in einer Lösung 
  • Unterstützung bei der Prüfung formalrechtlicher Anforderungen  
  • Optionale, automatische Belegerfassung 
  • Standard Workflow-Muster für vorerfasste oder gebuchte Belege 
  • Warteschritt für Wareneingang oder Vorab-Workflow zur WE-Erfassung 
  • Kontierungsvorlagen und historische Kontierungen für Rechnungen ohne Bestellbezug 
  • Nutzung über SAP® GUI, SAP® Fiori App oder autonome Weboberfläche möglich 
  • Nutzung der SAP® Standardtransaktionen für Belegerfassung und -buchung 
  • Rechnungseingangsbuch als zentrales Monitoring-Tool mit Admin-Funktionen für die Buchhaltung 
  • Vier-Augen-Prinzip 
  • Stammdatennutzung für die Bearbeitersuche 
  • MM-Positionsvorschlag auf Basis Bestellung oder Lieferschein 

 

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"Wir haben jetzt einen richtig guten Überblick. Das standortübergreifende Arbeiten ist so viel einfacher - wir können uns viel besser untereinander unterstützen."

 

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Projektplan HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung

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Fokus: Eingangsrechnungsverarbeitung

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HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung - FAQ

Häufig gestellte Fragen

In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.


Wie lange dauert die Implementierung der HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung?

Durschnittlich dauert diese vier bis sechs Monate.



Wie lange dauert die Umstellung auf e-Invoices - Inbound und Outbound?

Es dauert circa 4 bis 6 Wochen, wenn beide Prozesse parallel angegangen werden.



Kann man die OCR aus der Cloud “dazubuchen”?

Aktuell ist das nur über die xSuite Cloud (Capture Prism) möglich. Allerdings nimmt die Bedeutung der OCR Erkennung wegen der e-Invoicing Pflicht immer weiter ab.



Arbeitet OCR mit KI?

Für Kontierungsvorschläge werden historische Daten analysiert und verwendet.  



Was sollte man zuerst digitalisieren: Eingangsrechnungsverarbeitung oder Beschaffungsmanagement?

Es ist beides möglich und empfehlenswert. Die Eingangsrechnungsverarbeitung betrifft viele andere Abteilungen, das Beschaffungsmanagement dagegen hat hauptsächlich für den Einkauf Bedeutung. 


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Das Thema Eingangsrechnungsverarbeitung beschäftigt Sie im Unternehmen? Dann sprechen Sie jetzt mit einem unserer Experten!

 

Stefan Kullmann

Senior Business Solution Manager

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Foto von Stefan Kullmann von HENRICHSEN4s GmbH & Co. KG