Wiederkehrende Rechnungen automatisiert verarbeiten

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Wiederkehrende Buchungen blockieren regelmäßig Ressourcen

Häufig stehen Buchhaltungsabteilungen vor der Herausforderung, periodisch wiederkehrende Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Diese Rechnungen, die oft nur einmal jährlich eingehen und dann in regelmäßigen Abständen über das Jahr verteilt in meist gleichen Beträgen gebucht werden müssen, werden als Dauerbuchungen bezeichnet.

Beispiele für solche wiederkehrenden Geschäftsvorfälle sind:

• periodische Zahlungen ohne Folgedokumente wie Leasing- oder Versicherungsgebühren
• Abrechnungen mit regelmäßigen Vorauszahlungen wie Energiekosten  
• einmalige Zahlungen mit periodischer Umbuchung, beispielsweise für Serviceverträge 

Um wiederkehrende Buchungen zum vorgemerkten Termin verarbeiten zu können, muss der einmalig eingegangene Beleg in vielen Unternehmen immer wieder neu eingescannt werden, um den vordefinierten Buchungsprozess anzustoßen. Das manuelle Scannen verursacht Mehraufwand und fehlende Transparenz. 

Ebenfalls aufwändig sind Auswertungen über die Nutzung der Dauerbuchungsbelege. Sind die Belege bereits gebucht? Wer hat den Vorgang durchgeführt? Wo liegt der jeweilige Beleg? 

Das HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul schafft Abhilfe, indem es den Prozess der Buchung wiederkehrender Rechnungen automatisiert und vereinfacht. Durch die Nutzung des HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul für SAP® können Unternehmen effizient periodisch wiederkehrende Buchungen verwalten und die Genauigkeit sowie die Zeitersparnis in Finanzen und Controlling zu verbessern. 

Wenn Sie eine periodische Zahlung mit oder ohne Folgedokument abbilden möchten, merken Sie den fraglichen Beleg zur Dauerbuchung vor oder erstellen eine Dauerbuchungsvorlage. Dies kann in der Validierung, im Workflow oder auch danach erfolgen. 
 
Die ursprüngliche Rechnung dient als Ur-Beleg. Daraus erzeugt das HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul später die neuen Buchhaltungsbelege. Legt man hier eine abweichende Vorlage für die Dauerbuchungen an, dient diese als Ur-Beleg.
 
Buchen Sie die Rechnung ganz oder teilweise auf ein Verrechnungs- oder Abgrenzungskonto, können von hier die Raten monatlich in den Aufwand umgebucht werden. Das HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul unterstützt bei der Vorlagenerstellung und verbucht die Belege - nach Wunsch - direkt im Hintergrund. 
 
Im Cockpit können Sie die zur Dauerbuchung vorgemerkten Belege sehen, den Ablauf nachverfolgen, weitere Belege zur Dauerbuchung einplanen oder die bereits eingeplanten Daten in bestimmten Fällen ändern. Auch zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten stehen im Cockpit zur Verfügung, wie z.B.:

• Welche Originalbelege wurden wann und von wem markiert?
• Wie oft wurde ein Beleg bereits reaktiviert und als Dauerbuchung in den Workflow geschickt oder ohne Workflow verbucht?
• Welche Folgebelege zu einem Ur-Beleg sind entstanden?