HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul

Wiederkehrende Rechnungen automatisiert verarbeiten

Jetzt Kontakt aufnehmen

Sparen Sie Ressourcen und automatisieren Sie Dauerbuchungen in SAP®.

Wiederkehrende Buchungen blockieren regelmäßig Ressourcen

Häufig stehen Buchhaltungsabteilungen vor der Herausforderung, periodisch wiederkehrende Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Diese Rechnungen, die oft nur einmal jährlich eingehen und dann in regelmäßigen Abständen über das Jahr verteilt in meist gleichen Beträgen gebucht werden müssen, werden als Dauerbuchungen bezeichnet.

Beispiele für solche wiederkehrenden Geschäftsvorfälle sind:

  • periodische Zahlungen ohne Folgedokumente wie Leasing- oder Versicherungsgebühren
  • Abrechnungen mit regelmäßigen Vorauszahlungen wie Energiekosten  
  • einmalige Zahlungen mit periodischer Umbuchung, beispielsweise für Serviceverträge 

Um wiederkehrende Buchungen zum vorgemerkten Termin verarbeiten zu können, muss der einmalig eingegangene Beleg in vielen Unternehmen immer wieder neu eingescannt werden, um den vordefinierten Buchungsprozess anzustoßen. Das manuelle Scannen verursacht Mehraufwand und fehlende Transparenz. 

Ebenfalls aufwändig sind Auswertungen über die Nutzung der Dauerbuchungsbelege. Sind die Belege bereits gebucht? Wer hat den Vorgang durchgeführt? Wo liegt der jeweilige Beleg? 

Das HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul schafft Abhilfe, indem es den Prozess der Buchung wiederkehrender Rechnungen automatisiert und vereinfacht. Durch die Nutzung des HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul für SAP® können Unternehmen effizient periodisch wiederkehrende Buchungen verwalten und die Genauigkeit sowie die Zeitersparnis in Finanzen und Controlling zu verbessern. 

Vorteile des HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul

Durch das HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul muss bei wiederkehrenden Rechnungen der Beleg durch den Buchhalter nicht mehr jedes Mal erneut eingescannt und eine Buchung manuell erzeugt werden. Bei initialer Verbuchung einer Rechnung kann die Dauerbuchungsfunktion aktiviert werden. Außerdem bringt die Lösung folgende Vorteile:

Zeitersparnis
denn mehrmaliges Scannen und wiederkehrendes, manuelles Buchen eines Beleges entfällt
Mehr Transparenz
darüber, welcher Beleg bereits gebucht wurde und wer den Vorgang durchgeführt hat
Minimiertes Fehlerrisiko
durch Verringerung manueller Eingriffe
Gesamter Belegfluss zu einer Dauerbuchung jederzeit nachvollziehbar
im Cockpit des HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul
Flexibel in der Anwendung
denn die Funktion erstreckt sich auch auf Belege mit Bestellbezug oder debitorische Belege
So funktioniert die Lösung

Der Prozessablauf zur Einrichtung einer Dauerbuchung im HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul

Wenn Sie eine periodische Zahlung mit oder ohne Folgedokument abbilden möchten, merken Sie den fraglichen Beleg zur Dauerbuchung vor oder erstellen eine Dauerbuchungsvorlage. Dies kann in der Validierung, im Workflow oder auch danach erfolgen. 
 
Die ursprüngliche Rechnung dient als Ur-Beleg. Daraus erzeugt das HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul später die neuen Buchhaltungsbelege. Legt man hier eine abweichende Vorlage für die Dauerbuchungen an, dient diese als Ur-Beleg.
 
Buchen Sie die Rechnung ganz oder teilweise auf ein Verrechnungs- oder Abgrenzungskonto, können von hier die Raten monatlich in den Aufwand umgebucht werden. Das HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul unterstützt bei der Vorlagenerstellung und verbucht die Belege - nach Wunsch - direkt im Hintergrund
 
Im Cockpit können Sie die zur Dauerbuchung vorgemerkten Belege sehen, den Ablauf nachverfolgen, weitere Belege zur Dauerbuchung einplanen oder die bereits eingeplanten Daten in bestimmten Fällen ändern. Auch zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten stehen im Cockpit zur Verfügung, wie z.B.:

  • Welche Originalbelege wurden wann und von wem markiert?
  • Wie oft wurde ein Beleg bereits reaktiviert und als Dauerbuchung in den Workflow geschickt oder ohne Workflow verbucht?
  • Welche Folgebelege zu einem Ur-Beleg sind entstanden?
     
HENRICHSEN4s kennenlernen

Erleben Sie unsere Lösungen live!

Verpassen Sie nicht unsere Live-Veranstaltungen: in Webinaren, auf Events und Messen geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick in unsere Lösungen. Der persönliche Austausch steht dabei im Vordergrund! Wir freuen uns auf Sie!

Zu den nächsten Events

Die Funktionen des HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul

  • Dauerbuchung für FI und MM Belege, Sachkontenumbuchungen und debitorische Buchungen 
  • In xSuite Verarbeitung integriert
  • Verknüpfung zum archivierten Originalbeleg in allen Folgebelegen
  • Dauerbuchung auf Basis des Originalbelegs oder einer Vorlage
  • Standard-Workflow unabhängig von Belegtyp und Belegart
  • Periodische Buchungen im Hintergrund möglich
  • Durchgängige Protokollierung 
  • Nachverfolgung aller Abläufe im lösungseigenen Cockpit
Webinar-On-Demand

Ein Blick in das HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul

In unserem Webinar-On-Demand zeigt Ihnen unser Experte, wie das HENRICHSEN4s Dauerbuchungsmodul in der Praxis verwendet wird, welche Funktionalitäten die Lösung beinhaltet und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

 

Jetzt Video in voller Länge streamen

Treten Sie mit uns in Kontakt!

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

Das Thema Dauerbuchungen beschäftigt Sie im Unternehmen? Dann sprechen Sie jetzt mit einem unserer Experten!

 

Stefan Kullmann

Senior Business Solution Manager

Jetzt kontaktieren
Foto von Stefan Kullmann von HENRICHSEN4s GmbH & Co. KG