Intuitive Plattform für effiziente Beschaffung

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Analoge Bedarfsmeldungen verursachen erheblichen Mehraufwand

In den meisten Unternehmen findet der Beschaffungsprozess noch analog statt. Eine Bestellanforderung wird dort per E-Mail, in Papierform oder auf Zuruf an den Einkauf weitergegeben oder im Worst Case überhaupt nicht gemeldet. Letzteres geschieht vor allem in Abteilungen, in denen die Bestellabwicklung per Telefon oder via E-Mail direkt mit dem Lieferanten stattfindet. Diese personalintensive Beschaffungsmethode führt regelmäßig zu erheblichem Mehraufwand und erschwert es, den Überblick über den Beschaffungsprozess zu behalten. 

Anstatt sich hinreichend um die Einkaufsstammdaten oder die Lieferantenauswahl kümmern zu können, ist die Einkaufsabteilung dadurch gezwungen, viel Zeit auf Prozesslücken und Fehler in der Bestellabwicklung zu verwenden. Der resultierende Zeitmangel erschwert es auch, Einkaufs-Guidelines, Freigaberichtlinien und Warengruppenstrategien konstant einzuhalten. Eine Effizienzsteigerung im Beschaffungsprozess rückt so in weite Ferne. 

Die HENRICHSEN4s Procurement Suite bietet genau hier Abhilfe: Mittels katalogübergreifender Suche (u.a. API), vorbelegbaren Pflichtfeldern und geführten Pflichtangaben erschließt sich dem Nutzer ein modernes, ortsunabhängiges Beschaffungserlebnis unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. 

Unsere Plattform vermittelt mit ihrem modernen User-Interface eine einfache, personalisierte Handhabung – ob im Büro oder unterwegs dank SAP® Fiori.

Per zentraler Einstiegsmaske in SAP® Fiori kann jeder Mitarbeiter auf zwei Wegen den Beschaffungsprozess starten. Er initialisiert entweder über die katalogübergreifende Suche, die OCI-Kataloge oder Lieferantenmaterialnummer einen Einkaufswagen. Dabei wird der Mitarbeiter geleitet anhand variabler Pflichtfelder. Sollte er kein Material als Grundlage verwenden können, so stehen ihm eine oder mehrere Freitextformulare zur Verfügung.

Parallel werden im Hintergrund die SAP® Regeln für die Erstellung einer Bestellung geprüft. Wurde der Einkaufswagen durch den Mitarbeiter finalisiert, erfolgt via Workflow Engine anhand des Kontierungs- und Kostenbezugs die Einholung der Freigaben. Ist die Freigabe erfolgt oder keine notwendig, werden im Hintergrund automatisch n-Bestellungen erstellt. 

Der Bearbeiter kann diese manuell oder mittels der Regeln der SAP®-Nachrichtensteuerung an die jeweiligen Lieferanten versenden. Eine Übersicht aller bestehenden Vorgänge im System erhält der Einkauf über den Einkaufswagen Monitor. Bei bereits erfolgten Bestellungen erhalten Sie den Rundumblick anhand der HENRICHSEN4s KPI Liefertreuebewertungs-App.

Durch diese prozessualen Leitplanken können auch neue Mitarbeiter die HENRICHSEN4s Procurement Suite innerhalb kurzer Zeit selbstständig anwenden.

In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.