E-Rechnungen aus SAP: eine Lösung, volle Flexibilität
Jetzt Kontakt aufnehmen
E-Rechnungen versenden – einfach, sicher & gesetzeskonform.
Setzen Sie auf eine Lösung für unterschiedlichste Rechnungstypen.
Ab 2027 wird der Versand von E-Rechnungen für alle Rechnungen über 250 Euro in Deutschland verpflichtend sein – unabhängig davon, ob es sich um Verkaufsrechnungen, Proformarechnungen, Bonusabreichnungen, Gutschriften oder andere Rechnungsarten handelt. Perspektivisch wird die E-Rechnung auch international zum Standard werden. Mit HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound decken Sie Rechnungstypen aus dem SAP® SD-Modul, FI-Modul, MM-Modul und sogar Settlement Management (CCM) ab. HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound ist voll in SAP® integriert und läuft komplett im Hintergrund. So erfüllen Sie die regulatorischen Anforderungen verschiedener Länderformate mit einer Lösung, ohne das gewohnte SAP®-Umfeld zu verlassen.
Der frühzeitige Umstieg auf e-Invoicing ist nicht nur sinnvoll, um weiter compliant zu bleiben, er birgt für Ihr Unternehmen auch weitere Potenziale und Chancen. Unternehmen, die E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch die Rechnungsstellung und Validierung automatisieren, profitieren nicht nur von schnelleren Prozessen im Finanzbereich. Letztlich optimieren Sie auch den Cashflow, erhöhen die Transparenz und reduzieren Fehlerquellen.
Diese Unternehmen vertrauen bereits auf unsere Lösung
Der Prozess von der Erstellung bis zum Versand einer E-Rechnung mit HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound
HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound integriert sich nahtlos in den bestehenden Fakturierungsprozess des Unternehmens und ermöglicht einen sicheren Versand von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten. Rechnungsdaten werden aus verschiedenen SAP-Modulen übernommen (SD-Modul, FI-Modul, MM-Modul und Settlement Management). Dabei ist kein Systemwechsel erforderlich, da die Anwender in ihrer vertrauten SAP® Umgebung bleiben und die Fakturierung dort anstoßen können. Die XML-Erzeugung erfolgt automatisch im Hintergrund über den Web Service der HENRICHSEN Cloud Plattform. Sowohl die generierte XML-Datei als auch ein Anzeigebeleg werden abschließend im Rechnungsausgangscockpit in SAP® abgelegt. Die versandten Rechnungen landen automatisch in Ihrem Archiv über SAP® ArchiveLink, zusätzliche Archivierungsprozesse entfallen. Durch diese nahtlose Integration wird der gesamte Prozess effizient gestaltet und gewährleistet eine reibungslose Abwicklung der E-Rechnungsstellung.
Die Funktionen von HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound
- Große Formatvielfalt der gängigen Länderformate.
- Automatisierter Versand per E-Mail, über Netzwerke wie PEPPOL oder Länderportale.
- Integrierte Business Partner Verwaltung.
- Übersichtliches HENRICHSEN4s Rechnungsausgangs-Cockpit.
- PDF-Anzeigebeleg für die interne Prüfung, individuell anpassbar. Das rechtlich bindende Dokument bleibt das XML.
- Revisionssichere Archivierung über SAP® ArchiveLink-Schnittstelle.
- Deckt alle Rechnungstypen aus FI/MM/SD ab sowie manuelle Rechnungen und ERS/automatische Wareneingangsabrechnung.
- Unterstützt Settlement Management.
Der Klassiker: Faktura nach Lieferung
Klassische Verkaufsrechnungen mit Bestellbezug oder Faktura aus Online-Bestellungen werden durch unsere E-Rechnungslösung direkt aus dem SD-Modul übernommen. Die Umwandlung in eine gesetzeskonforme E-Rechnung erfolgt dann komplett im Hintergrund. Der User arbeitet einfach im gewohnten SAP® weiter, HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound sorgt dafür, dass die E-Rechnung im richtigen Länderformat erzeugt und versendet wird.
Bei Gutschriften, die über SD-Modul abgewickelt werden – etwa bei einer Rechnungskorrektur – ist der Ablauf vergleichbar. Weitere Anwendungsbeispiele finden sich in der Rechnungsstellung bei Meilensteinabrechnung im Projektgeschäft oder im Streckengeschäft. All diese unterschiedlichen Use Cases können sie mühelos mit HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound abbilden.
Rechnungen ohne Bestellbezug
Um Rechnungen ohne Bestellbezug, wie Dienstleistungsrechnungen, Projektabrechnungen oder monatliche Pauschalrechnung ohne SD Vertrag abzudecken, wird das FI-Modul nahtlos an unsere e-Invoice Lösung angebunden. So ist auch in diesen Fällen die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen ohne Umwege einfach möglich. Intercompany-Rechnungen und Rechnungen aus Reklamationen oder Rückbelastungen sind weitere Anwendungsbeispiele.
Automatische Wareneingangs-Abrechnung & Gutschriftsverfahren
Viele Unternehmen setzen automatische Gutschriften ein, die Abrechnung von Abrufmengen zu erleichtern oder Dienstleistungen wie Reinigung und Wartung nach erfolgter Leistungsbestätigung direkt gutzuschreiben. Diese systemgenerierten Gutschriften nach Wareneingang und Preisprüfung werden im MM-Modul abgewickelt und automatisch versendet. Mit HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound schöpfen Sie auch in diesen Fällen die Vorteile der E-Rechnung voll aus. So sind Sie nicht nur für kommende gesetzliche Anforderungen gerüstet, sondern auch deutlich effizienter.
Die Kür: Rückvergütungen & Boni aus dem Settlement Management
SAP® Settlement Management kommt bei komplexen Abrechnungs‑ und Vergütungsszenarien zum Einsatz. Typische Beispiele sind vertraglich vereinbarte Händlerprovisionen beim Erreichen einer Umsatzschwelle oder Rückvergütungen aus dem Agenturgeschäft. Das Modul berechnet Boni, Provisionen oder Rückvergütungen und gibt diese als SAP-Beleg aus. Und genau hier kommt SAP® Settlement Management an seine Grenzen. Denn E-Rechnungen können nicht direkt aus Settlement Management heraus erzeugt werden oder nur mit großem manuellen Aufwand.
Mit HENRICHSEN4s E‑Documents Invoice Outbound lässt sich die elektronische Rechnungsstellung gezielt auf Settlement‑Management‑Szenarien erweitern. Unternehmen erhalten damit die Möglichkeit, Regulierungs‑ und Agenturbelege elektronisch zu erstellen und zu versenden – automatisiert, gesetzeskonform und im richtigen Länderformat.
Mit HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound reduzieren Sie den manuellen Aufwand bei Agentur‑ und Provisionsabrechnungen und bleiben flexible für zukünftige Abrechnungsmodelle und Formate. Gleichzeitig behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Arten von E-Rechnungen – an einem Ort, in Ihrem SAP® System integriert.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Elektronische Rechnungen auch für komplexe Settlement‑Szenarien
- Weniger manueller Aufwand bei Agentur‑ und Provisionsabrechnungen
- Alle Arten von E-Rechnungen an einem Ort in Ihrem SAP® System integriert
- Unterstützung regulatorischer und gesetzlicher Anforderungen
- Eine zentrale Outbound‑Plattform für alle rechnungsrelevanten Prozesse
- Hohe Flexibilität für zukünftige Abrechnungsmodelle und Formate
Settlement‑Prozesse sind so individuell wie die Geschäftsmodelle selbst. Deshalb bieten wir die Erweiterung für Settlement Management bewusst nur als kundenspezifische Lösung an. So können wir flexibel auf unterschiedliche Settlement‑Belegarten, variierende Partnerkonstellationen, landesspezifische Rechnungsformate und Netzwerke sowie individuelle fachliche und regulatorische Anforderungen eingehen.
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
E-Rechnungen kann man via Mail oder über Portale und Netzwerke versenden. Je nach Ländervorgabe kann ein bestimmter Übertragungsweg auch zur Pflicht gemacht werden.
Elektronische Rechnungen kommen schneller ans Ziel und können beim Rechnungsempfänger schneller validiert werden. Der elektronische Versand spart Zeit und Kosten für den Druck, das Kuvertieren und Porto. Die versandten Rechnungen landen in Ihrem Archiv, zusätzliche Archivierungsprozesse entfallen. Gesetzlich geregelte Standards und Normen stellen sicher, dass Sie alle notwendigen Daten in den Rechnungen erfassen. Die Übermittlung über Portale oder Netzwerke wird als sehr sicher angesehen. Portale und Netzwerke bieten zusätzlich häufig Statusrückmeldungen: Falls Ihr Geschäftspartner auch über Portale arbeitet, können Sie sogar über den Zahlstatus benachrichtigt werden.
Je nach Ausgangskanal gibt es hier Unterschiede. Per E-Mail ist der Versand so sicher, wie Ihr E-Mail-Versand sicher ist. E-Mails gelten grundsätzlich leicht fälschbar oder abfangbar. Netzwerke und Portale dahingegen prüfen und validieren den Rechnungsinhalt. Auch die Übertragungswege selbst sind mehrfach abgesichert. In manchen Ländern ist es zudem Pflicht, mit einem Service Provider zusammenzuarbeiten: Diese sorgen für die Einhaltung der Standards und zusätzliche Sicherheit im Prozess.
Um die Einhaltung der EN16931 kümmern wir uns.
Bereiten Sie sich auf den Prozess vor: Informieren Sie sich vorab über Pflichten und Möglichkeiten, bewerten Sie auch Sonderfälle wie z.B. internationale Rechnungsstellung oder Gutschriften. Prüfen Sie Ihre bestehenden Prozesse und stellen Sie Ihre Fragen mehreren Softwareanbietern. Entscheiden Sie anhand der Qualität der Antworten, mit welchem Softwareanbieter Sie in die Umsetzung gehen möchten, um die notwendige Software mit Ihrem ERP-Systemen zu koppeln. Sie entscheiden – falls nicht anderweitig vom Staat vorgegeben – auf welchem Weg Sie die Rechnungen versenden. Sie wählen das Format, welches Sie versenden. Ein Tipp aus der Praxis ist, bei der Wahl des Formats Ihre Kunden mit dem größten Belegvolumen zu fragen, welchen E-Rechnungsformate sie bereits verarbeiten können. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über den Prozess der Rechnungserstellung, vielleicht ergeben sich neue Möglichkeiten, Optimierungspotenzial durch die Einführung von E-Rechnungen.
Je nachdem, wie Sie bisher die Rechnungen versendet haben, mussten Sie viele Schritte im Prozess gegebenenfalls manuell durchführen. Dies ändert sich gravierend, da der Rechnungsausgang vollständig digitalisiert wird. Nicht nur das Drucken und Kuvertieren fallen weg, auch evtl. manuelle Prüfprozesse und das manuelle Archivieren.
Nein. SAP® Settlement Management berechnet Boni, Provisionen und Rückvergütungen und erzeugt entsprechende Abrechnungs- bzw. FI‑Belege – aber keine gesetzeskonformen E‑Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
Nein – im Gegenteil. Die Buchhaltung arbeitet weiterhin ausschließlich in SAP®. HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound übernimmt automatisiert die Formatumwandlung, Validierung, den Versand und die revisionssichere Archivierung. Außerdem wird HENRICHSEN4s E-Documents Invoice Outbound laufend an neue gesetzliche Vorgaben angepasst, so dass Ihre Buchhaltung compliant bleibt, ohne Ihr SAP®System komplexer zu machen.
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
