E-Rechnungen verschiedenster Formate versenden
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Nutzen Sie Einsparpotenziale und Chancen der neuen gesetzlichen Regelung.
E-Rechnungen versenden wird zur Pflicht
Die E-Rechnungspflicht kommt! Nicht nur eingehende E-Rechnungen zu verarbeiten, sondern auch die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen wird für Länder innerhalb als auch außerhalb der EU gesetzlich geregelt.
Bei betroffenen Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen in die jeweiligen betroffenen Länder steigt mit näher rückendem Stichtag die Unruhe. Die E-Rechnungsstellung ist ein wichtiger Schritt, um effizient und compliant zu agieren. Doch wie geht man dieses Thema an?
Zunächst ist es entscheidend, sich über die Länderpflichten und vorgeschriebene Formate zu informieren. Obwohl die Länder grundsätzlich mit XML-Formaten arbeiten, gibt es system- oder gesetzesbedingte Unterschiede von Land zu Land.
Ein weiterer Schritt besteht darin, Ihre größten Kunden auf das Thema anzusprechen und deren bevorzugten Übertragungswege zu ermitteln. Einige Länder oder Kunden bevorzugen weiterhin den herkömmlichen E-Mail-Versand, während andere über Netzwerke oder sogar über Länderportale arbeiten.
Der Umstieg auf e-Invoicing birgt, abseits der gesetzlichen Regelung, auch Potenziale und Chancen. Die Rechnungsstellung wird vereinfacht, der Versand elektronischer Rechnung ist schneller, auch die Verarbeitung beim Rechnungsempfänger verläuft zügiger. Heute aufwändige und manuelle Prozesse für die Erstellung und Validierung werden automatisiert. Mit dem HENRICHSEN4s e-Invoice Manager Outbound können Sie sich diese Vorteile zunutze machen.
Diese Unternehmen vertrauen bereits auf unsere Lösung
Ulrike Gangl, Financial Controller
"Was uns überzeugt hat: Sollte es nach Go Live zu Formatänderungen kommen, z.B. bei der XRechnung oder ZUGFeRD, dann ist das mit der HENRICHSEN4s Lösung auch abgedeckt. Das hat de Vorteil für uns, dass wir uns um nichts kümmern brauchen.“
Der Prozess von der Erstellung bis zum Versand einer E-Rechnung mit dem HENRICHSEN4s e-Invoice Manager Outbound
Der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager Outbound integriert sich nahtlos in den bestehenden Fakturierungsprozess des Unternehmens und ermöglicht einen sicheren Versand von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten. Dabei ist kein Systemwechsel erforderlich, da die Anwender in ihrer vertrauten SAP® Umgebung bleiben und die Fakturierung dort anstoßen können. Die XML-Erzeugung erfolgt automatisch im Hintergrund über den Web Service der HENRICHSEN Cloud Plattform. Sowohl die generierte XML-Datei als auch ein Anzeigebeleg werden abschließend im Rechnungsausgangscockpit in SAP® abgelegt. Die versandten Rechnungen landen automatisch in Ihrem Archiv über SAP® ArchiveLink, zusätzliche Archivierungsprozesse entfallen. Durch diese nahtlose Integration wird der gesamte Prozess effizient gestaltet und gewährleistet eine reibungslose Abwicklung der E-Rechnungsstellung.
Erleben Sie unsere Lösungen live!
Verpassen Sie nicht unsere Live-Veranstaltungen: in Webinaren, auf Events und Messen geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick in unsere Lösungen. Der persönliche Austausch steht dabei im Vordergrund! Wir freuen uns auf Sie!
Die Funktionen des HENRICHSEN4s e-Invoice Manager Outbound
- Erzeugung verschiedener, gängiger E-Rechnungsformate
- Elektronischer Rechnungsversand über verschiedene Ausgangskanäle
- Integrierte Business Partner Verwaltung zur zentralen Pflege von Empfängerdaten
- Mehr Übersicht durch das HENRICHSEN4s Rechnungsausgangs-Cockpit
- Absprung in Standardtransaktionen
Ein Blick in den HENRICHSEN4s e-Invoice Manager Outbound
In unserem Webinar-On-Demand zeigt Ihnen unser Experte, wie der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager Outbound in der Praxis verwendet wird, welche Funktionalitäten die Lösung beinhaltet und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
E-Rechnungen kann man via Mail oder über Portale und Netzwerke versenden. Je nach Ländervorgabe kann ein bestimmter Übertragungsweg auch zur Pflicht gemacht werden.
Elektronische Rechnungen kommen schneller ans Ziel und können beim Rechnungsempfänger schneller validiert werden. Der elektronische Versand spart Zeit und Kosten für den Druck, das Kuvertieren und Porto. Die versandten Rechnungen landen in Ihrem Archiv, zusätzliche Archivierungsprozesse entfallen. Gesetzlich geregelte Standards und Normen stellen sicher, dass Sie alle notwendigen Daten in den Rechnungen erfassen. Die Übermittlung über Portale oder Netzwerke wird als sehr sicher angesehen. Portale und Netzwerke bieten zusätzlich häufig Statusrückmeldungen: Falls Ihr Geschäftspartner auch über Portale arbeitet, können Sie sogar über den Zahlstatus benachrichtigt werden.
Je nach Ausgangskanal gibt es hier Unterschiede. Per E-Mail ist der Versand so sicher, wie Ihr E-Mail-Versand sicher ist. E-Mails gelten grundsätzlich leicht fälschbar oder abfangbar. Netzwerke und Portale dahingegen prüfen und validieren den Rechnungsinhalt. Auch die Übertragungswege selbst sind mehrfach abgesichert. In manchen Ländern ist es zudem Pflicht, mit einem Service Provider zusammenzuarbeiten: Diese sorgen für die Einhaltung der Standards und zusätzliche Sicherheit im Prozess.
Um die Einhaltung der EN16931 kümmern wir uns.
Bereiten Sie sich auf den Prozess vor: Informieren Sie sich vorab über Pflichten und Möglichkeiten, bewerten Sie auch Sonderfälle wie z.B. internationale Rechnungsstellung oder Gutschriften. Prüfen Sie Ihre bestehenden Prozesse und stellen Sie Ihre Fragen mehreren Softwareanbietern. Entscheiden Sie anhand der Qualität der Antworten, mit welchem Softwareanbieter Sie in die Umsetzung gehen möchten, um die notwendige Software mit Ihrem ERP Systemen zu koppeln. Sie entscheiden – falls nicht anderweitig vom Staat vorgegeben – auf welchem Weg Sie die Rechnungen versenden. Sie wählen das Format, welches Sie versenden. Ein Tipp aus der Praxis ist, bei der Wahl des Formats Ihre Kunden mit dem größten Belegvolumen zu fragen, welchen E-Rechnungsformate sie bereits verarbeiten können. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über den Prozess der Rechnungserstellung, vielleicht ergeben sich neue Möglichkeiten, Optimierungspotenzial durch die Einführung von E-Rechnungen.
Je nachdem, wie Sie bisher die Rechnungen versendet haben, mussten Sie viele Schritte im Prozess gegebenenfalls manuell durchführen. Dies ändert sich gravierend, da der Rechnungsausgang vollständig digitalisiert wird. Nicht nur das Drucken und Kuvertieren fallen weg, auch evtl. manuelle Prüfprozesse und das manuelle Archivieren.
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
