HENRICHSEN4s e-Invoice Manager

E-Rechnungen empfangen und einfach in SAP verarbeiten

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Seien Sie der E-Rechnungspflicht einen Schritt voraus

Ab 2025 müssen B2B Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können

Die E-Rechnungspflicht ist eine Reaktion auf die zunehmende Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Unternehmen werden dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, anstatt auf herkömmlichem Papierweg. Diese Umstellung bringt eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich.

Die E-Rechnungspflicht unterliegt einer Vielzahl von nationalen und internationalen Vorschriften und Standards. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungsprozesse den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um Bußgelder und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Unternehmen müssen außerdem dafür sorgen, dass ihre Systeme kompatibel sind und reibungslos mit den Systemen ihrer Geschäftspartner kommunizieren können. Eine weitere Herausforderung ergibt sich durch Compliance: Elektronische Rechnungen enthalten sensible Unternehmensdaten und persönliche Informationen. Unternehmen sind dazu verpflichtet, dass diese Daten während des gesamten Rechnungsprozesses sicher geschützt und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt werden. Die Umstellung auf e-Invoicing erfordert zudem auch eine Neugestaltung der internen Abläufe und Arbeitsweisen

Um diesen Umstieg zu bewerkstelligen, benötigen Sie ein Tool, das auf Erfahrung am Markt und Prozesswissen basiert. Unsere Lösung für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ist seit Jahren im Einsatz, erprobt, bewährt und rechtskonform. Und sollten Sie zukünftig auch selbst E-Rechnungen erstellen und versenden müssen, haben Sie mit dem HENRICHSEN4s e-Invoice Manager Outbound eine zusätzliche smarte Lösung aus einer Hand.

HENRICHSEN4s e-Invoice Manager im Einsatz

Diese Unternehmen vertrauen bereits auf unsere Lösung

Vorteile des HENRICHSEN4s e-Invoice Manager

Der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager ist nahtlos in SAP® integriert. So können Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten – und zwar in verschiedenen Eingangsformaten und auch in verschlüsselter Form. Profitieren Sie von unserer Praxiserfahrung  und verwandeln Sie die Herausforderung E-Rechnung in echte Chancen für Ihren Finanzprozess:

Verschiedene Formate
empfangen und verarbeiten – über Portale, Netzwerke, per Mail oder Ablage
Zeitersparnis
auch gegenüber PDF-Rechnungen
Kostenreduzierung
gegenüber der papierbasierten Faktura
Transparenz und Genauigkeit
über den gesamten Rechnungsprozess hinweg
Skonto-Optimierung
durch beschleunigte Prozesse
Kalkulierbare Kosten
durch eine Lösung auf Subscription-Basis

Sparen Sie bis zu 80% der Verarbeitungskosten pro Rechnung im Vergleich zur papierbasierten Faktura. 

HENRICHSEN4s e-Invoice Manager in der Praxis

Ob China oder Mexiko – Länderspezifische e-Invoice Formate bis zu zwei Tage schneller verarbeiten

Logo Hugo Kern und Liebers GmbH & Co. KG
Hugo Kern und Liebers GmbH & Co. KG

Stark reduzierte Durchlaufzeiten, fast hundertprozentige Auslesequote und positives Feedback der Endanwender

Um die Vorgaben der Länderstandorte in China und Mexico zu erfüllen, setzt die Hugo Kern und Liebers GmbH & Co. KG auf den HENRICHSEN4s e-Invoice Manager.

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So funktioniert die Lösung

Der Prozess des HENRICHSEN4s e-Invoice Manager

Die E-Rechnungen werden aus diversen Quellen (je nach Konfiguration aus Mail-Postfächern, Server-Ablagen, Portalen oder Netzwerke) abgeholt und in den Invoice Monitor eingespielt. Die Daten werden gegen diverse Standards abgeglichen und validiert. Die E-Rechnungen, die die Validierung erfolgreich bestanden haben, stehen im Invoice Monitor zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Im Falle von inhaltlichen Problemen werden am Anzeigebeleg durch unsere Logikpakete ggf. Hinweise und Fehlermeldungen für den Bearbeiter eingeblendet. Mithilfe von Workflows kann z.B. ein Freigabeprozess oder bei Erfüllung von bestimmten Kriterien das Dunkle Verbuchen gestartet werden.

Ein weiterer Vorteil der E-Rechnung: Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen oder eingescannten Papierrechnungen muss keine OCR Analyse durchgeführt werden. Stattdessen stehen die Rechnungsdaten mittels XML-Struktur im direkten Zugriff, können gezielt mit Stammdaten abgeglichen und für das Zielsystem aufbereitet werden. Damit in die elektronischen Rechnungen weiterhin Einsicht genommen werden kann, wird zu jeder XML-Datei auch ein sogenannter Anzeigebeleg im PDF-Format erzeugt und an das Zielsystem übergeben.

HENRICHSEN4s kennenlernen

Erleben Sie unsere Lösungen live!

Verpassen Sie nicht unsere Live-Veranstaltungen: in Webinaren, auf Events und Messen geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick in unsere Lösungen. Der persönliche Austausch steht dabei im Vordergrund! Wir freuen uns auf Sie!

Zu den nächsten Events

Die Funktionen im Überblick

  • Abholung und Verarbeitung aus unterschiedlichen Quellen (aus länderspezifischen Portalen, wie z.B. KSeF, PEPPOL oder SDI oder auch aus dem E-Mail Postfach oder von einem Server) 
  • Verarbeitung und Visualisierung vielerlei Formate (XRechnung, ZUGFeRD, FactureX, FA_VAT, etc.) 
  • Rechtskonformität der Norm EN16931 gewährleistet (Abweisen nicht rechtskonformer Belege)
  • Ausführung komplett im Hintergrund
  • Workflow-basierte Freigabeprozesse
  • Möglichkeit der Dunkelverarbeitung
  • Anzeigebeleg für eine leichte Bearbeitung

 

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Webinar-On-Demand

Ein Blick in den HENRICHSEN4s e-Invoice Manager

In unserem Webinar-On-Demand zeigt Ihnen unser Experte, wie der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager in der Praxis verwendet wird, welche Funktionalitäten die Lösung beinhaltet und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

 

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BHS Corrugated Maschinen- und Anlagenbau GmbH

Erfahrungsbericht Stefan Riebl, Head of Group Finance

"Wenn Sie den HENRICHSEN4s e-Invoice Manager haben, wollen Sie nichts anderes mehr!"

HENRICHSEN4s e-Invoice Manager - FAQ

Häufig gestellte Fragen

In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.


Für welche Länder hat HENRICHSEN4s bereits eine implementierte Lösung?

Unser Fokus liegt selbstverständlich auf der DACH Region, weiterhin in der EU. Unser Portfolio (inklusive der Länder auf unserer Roadmap) umfasst folgende Länder:

AustralienBelgienDänemark
DeutschlandFinnlandFrankreich
IndienIrlandIsland
ItalienJapanKanada
LettlandLitauenLuxemburg
MalaysiaMaltaNeuseeland
NiederlandeNorwegenÖsterreich
PolenPortugalRumänien
SchwedenSchweizSingapur
SpanienVereinigte StaatenVereinigtes Königreich

Für weitere Informationen steht unser Team gerne zur Verfügung.



Funktionieren die HENRICHSEN4s Produkte nur On-Premises oder auch in der Cloud?

Der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager ist derzeit On-Premises verfügbar, wird aber zeitnah auch in der Private Cloud funktionieren.



Ist die Lösung S/4HANA fähig?

Ja, der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager ist uneingeschränkt S/4HANA fähig.



Wie lange dauert die Implementierung des e-Invoice Managers?

Bei entsprechender Vorbereitung seitens des Kunden, ist der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager in der Regel innerhalb von zwei Monaten einsatzbereit.



Ist durch die Nutzung der Lösung sichergestellt, dass alle E-Rechnungsformate up-to-date gehalten werden?

Ja. Wir stellen regelmäßig auf die neuesten Formatversionen um.



Gibt es eine Visualisierung der XML-Eingangsrechnung?

Ja. Alle Eingangsrechnungen werden mithilfe eines Anzeigebeleges visuell dargestellt. Dies dient nur zu Prüfungszwecken, verbindlich gilt weiterhin die XML-Datei. Im Falle von inhaltlichen Problemen werden am Anzeigebeleg durch unsere Logic Packages ggf. Hinweise und Fehlermeldungen für den Bearbeiter eingeblendet.



Wo werden die Leitweg IDs gepflegt?

Im Geschäftspartnerstamm in SAP®



Was passiert mit weiteren Dimensionen, die bei den Rechnungen mitgepflegt werden sollen (z.B. Kostenstelle)?

Diese werden vom nachgelagerten Workflow gemanagt und weiterverarbeitet. Wir bieten auch einen Dauerbuchungsmodul im Portfolio an. Bitte fragen Sie dieses direkt bei Ihrem Kundenberater an.



Welche Return to vendor Techniken sind möglich bei Belegen, die nicht compliant sind?

Entweder automatisch direkt beim Fehlschlagen der Validierung oder durch kontrollierten Dialog mit dem Buchhalter (Warn- und Fehlermeldungen visualisiert auf dem Anzeigebeleg).



Findet der Freigabe/Prüfprozess im HENRICHSEN4s e-Invoicing Manager statt?

Nein, im nachgelagerten Workflow.



Warum müssen Rechnungen im Invoice Monitor nicht mehr validiert werden? Auch die elektronisch übermittelten Daten können falsch sein - oder nicht?

Die Rechnungen im Invoice Monitor haben die grundlegende formale Validierung bereits bestanden. Für die inhaltliche Validierung je nach Rechnungstyp soll eine fachliche Prüfung stattfinden.



Wie sieht der Prozess bis zur Archivierung aus? Muss ab Empfang medienbruchfrei archiviert werden oder kann man intern Rechnungen ausdrucken, sachlich und rechnerisch bearbeiten, und dann einscannen und archivieren?

Unsere Lösung basiert auf das SAP® ArchiveLink und sichert damit die automatische und medienbruchfreie Archivierung.


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Hajnal Hetenyi

Business Developer

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Foto von Hajnal Hetenyi von HENRICHSEN4s GmbH & Co. KG