E-Rechnungen empfangen und einfach in SAP verarbeiten
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Seien Sie der E-Rechnungspflicht einen Schritt voraus
Ab 2025 müssen B2B Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
Die E-Rechnungspflicht ist eine Reaktion auf die zunehmende Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Unternehmen werden dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, anstatt auf herkömmlichem Papierweg. Diese Umstellung bringt eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich.
Die E-Rechnungspflicht unterliegt einer Vielzahl von nationalen und internationalen Vorschriften und Standards. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungsprozesse den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um Bußgelder und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Unternehmen müssen außerdem dafür sorgen, dass ihre Systeme kompatibel sind und reibungslos mit den Systemen ihrer Geschäftspartner kommunizieren können. Eine weitere Herausforderung ergibt sich durch Compliance: Elektronische Rechnungen enthalten sensible Unternehmensdaten und persönliche Informationen. Unternehmen sind dazu verpflichtet, dass diese Daten während des gesamten Rechnungsprozesses sicher geschützt und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt werden. Die Umstellung auf e-Invoicing erfordert zudem auch eine Neugestaltung der internen Abläufe und Arbeitsweisen.
Um diesen Umstieg zu bewerkstelligen, benötigen Sie ein Tool, das auf Erfahrung am Markt und Prozesswissen basiert. Unsere Lösung für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ist seit Jahren im Einsatz, erprobt, bewährt und rechtskonform. Und sollten Sie zukünftig auch selbst E-Rechnungen erstellen und versenden müssen, haben Sie mit dem HENRICHSEN4s e-Invoice Manager Outbound eine zusätzliche smarte Lösung aus einer Hand.
Diese Unternehmen vertrauen bereits auf unsere Lösung
Sparen Sie bis zu 80% der Verarbeitungskosten pro Rechnung im Vergleich zur papierbasierten Faktura.
Der Prozess des HENRICHSEN4s e-Invoice Manager
Die E-Rechnungen werden aus diversen Quellen (je nach Konfiguration aus Mail-Postfächern, Server-Ablagen, Portalen oder Netzwerke) abgeholt und in den Invoice Monitor eingespielt. Die Daten werden gegen diverse Standards abgeglichen und validiert. Die E-Rechnungen, die die Validierung erfolgreich bestanden haben, stehen im Invoice Monitor zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Im Falle von inhaltlichen Problemen werden am Anzeigebeleg durch unsere Logikpakete ggf. Hinweise und Fehlermeldungen für den Bearbeiter eingeblendet. Mithilfe von Workflows kann z.B. ein Freigabeprozess oder bei Erfüllung von bestimmten Kriterien das Dunkle Verbuchen gestartet werden.
Ein weiterer Vorteil der E-Rechnung: Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen oder eingescannten Papierrechnungen muss keine OCR Analyse durchgeführt werden. Stattdessen stehen die Rechnungsdaten mittels XML-Struktur im direkten Zugriff, können gezielt mit Stammdaten abgeglichen und für das Zielsystem aufbereitet werden. Damit in die elektronischen Rechnungen weiterhin Einsicht genommen werden kann, wird zu jeder XML-Datei auch ein sogenannter Anzeigebeleg im PDF-Format erzeugt und an das Zielsystem übergeben.
Erleben Sie unsere Lösungen live!
Verpassen Sie nicht unsere Live-Veranstaltungen: in Webinaren, auf Events und Messen geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick in unsere Lösungen. Der persönliche Austausch steht dabei im Vordergrund! Wir freuen uns auf Sie!
Die Funktionen im Überblick
- Abholung und Verarbeitung aus unterschiedlichen Quellen (aus länderspezifischen Portalen, wie z.B. KSeF, PEPPOL oder SDI oder auch aus dem E-Mail Postfach oder von einem Server)
- Verarbeitung und Visualisierung vielerlei Formate (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FA_VAT, etc.)
- Rechtskonformität der Norm EN16931 gewährleistet (Abweisen nicht rechtskonformer Belege)
- Ausführung komplett im Hintergrund
- Workflow-basierte Freigabeprozesse
- Möglichkeit der Dunkelverarbeitung
- Anzeigebeleg für eine leichte Bearbeitung
Ein Blick in den HENRICHSEN4s e-Invoice Manager
In unserem Webinar-On-Demand zeigt Ihnen unser Experte, wie der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager in der Praxis verwendet wird, welche Funktionalitäten die Lösung beinhaltet und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
Erfahrungsbericht Stefan Riebl, Head of Group Finance
"Wenn Sie den HENRICHSEN4s e-Invoice Manager haben, wollen Sie nichts anderes mehr!"
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Unser Fokus liegt selbstverständlich auf der DACH Region, weiterhin in der EU. Unser Portfolio (inklusive der Länder auf unserer Roadmap) umfasst folgende Länder:
| Australien | Belgien | Dänemark |
| Deutschland | Finnland | Frankreich |
| Indien | Irland | Island |
| Italien | Japan | Kanada |
| Lettland | Litauen | Luxemburg |
| Malaysia | Malta | Neuseeland |
| Niederlande | Norwegen | Österreich |
| Polen | Portugal | Rumänien |
| Schweden | Schweiz | Singapur |
| Spanien | Vereinigte Staaten | Vereinigtes Königreich |
Für weitere Informationen steht unser Team gerne zur Verfügung.
Der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager ist derzeit On-Premises verfügbar, wird aber zeitnah auch in der Private Cloud funktionieren.
Ja, der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager ist uneingeschränkt S/4HANA fähig.
Bei entsprechender Vorbereitung seitens des Kunden, ist der HENRICHSEN4s e-Invoice Manager in der Regel innerhalb von zwei Monaten einsatzbereit.
Ja. Wir bieten regelmäßig Updates auf die neuesten Formatversionen an.
Ja. Alle Eingangsrechnungen werden mithilfe eines Anzeigebeleges visuell dargestellt. Dies dient nur zu Prüfungszwecken, verbindlich gilt weiterhin die XML-Datei.
Im Geschäftspartnerstamm in SAP®
Diese werden vom nachgelagerten Workflow gemanagt und weiterverarbeitet. Wir bieten auch einen Dauerbuchungsmodul im Portfolio an. Bitte fragen Sie dieses direkt bei Ihrem Kundenberater an.
Durch kontrollierten Dialog mit dem Buchhalter (Warn- und Fehlermeldungen visualisiert auf dem Anzeigebeleg).
Nein, im nachgelagerten Workflow.
Die Rechnungen im Invoice Monitor haben die grundlegende formale Validierung bereits bestanden. Für die inhaltliche Verifikation muss je nach Rechnungstyp eine formelle Rechnungskontrolle stattfinden.
Unsere Lösung basiert auf das SAP® ArchiveLink und sichert damit die automatische und medienbruchfreie Archivierung.
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
