DORST Technologie GmbH & Co. KG
Einführung der automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung und digitalen Auftragsbestätigung (AB) in SAP®
Die DORST Technologies GmbH & Co. KG setzt ihre bereits 2013 (Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis SAP®) gestartete Digitalisierungsstrategie mit der HENRICHSEN4s fort und verarbeitet jetzt auch im Einkauf die Auftragsbestätigungen digital auf Basis von SAP®.
Die Ausgangssituation
Die Fachabteilung von Dorst Technologies hatte vor der Einführung mit einem sehr hohen manuellen Aufwand zu kämpfen. Jährlich erreichten die Firma ca. 20.000 Auftragsbestätigungen, welche teilweise bis zu 20-30 Seiten lang waren, mit durchschnittlich 4 Positionen pro Beleg. Aufgrund des bisherigen Prozesses (Auftragsbestätigung ausdrucken, Barcode aufkleben, scannen sowie anschließend archivieren) kam eine erhöhte Fehlerquote hinzu.
Die Lösung
Ab sofort werden alle Auftragsbestätigungen der Lieferanten über verschiedene Eingangskanäle (EDI, Post, E-Mail) automatisiert eingelesen.
Die Daten (Post, E-Mail) werden mit Hilfe einer intelligenten Belegerkennung extrahiert, interpretiert und an das HENRICHSEN4s AB Cockpit übergeben. Im Cockpit erfolgt automatisch der Abgleich mit den Bestelldaten.
Der jeweilige Einkäufer erhält im Cockpit mithilfe einer Ampelfunktion schnell und einfach einen Gesamtüberblick über eventuell vorhandene Abweichungen und kann so gezielt mit den Lieferanten in Kontakt treten. Das Dokument der Auftragsbestätigung wird automatisiert der dazugehörigen Bestellung zugeordnet und per SAP® ArchiveLink archiviert. Somit entfallen weitere zeitraubende Tätigkeiten hinsichtlich der Ablage.
Das Ergebnis
Die digitale Auftragsbestätigungsverarbeitung der HENRICHSEN4s nimmt den manuellen Arbeitsaufwand, wie z.B. das Ausdrucken, Einscannen, Archivieren und natürlich den Bestellabgleich ab. Des Weiteren war das HENRICHSEN4s Projektteam sehr flexibel, was die Erreichbarkeit angeht. Während der Testphase und dem Go-Live konnten Rückfragen schnell beantwortet werden.
Neben der Einsparung des enormen Arbeitsaufwandes war für die DORST Technologies das Highlight der "Bestätigt wie bestellt"-Button. Auftragsbestätigungen, die z.B. als unterzeichnete/bestätigte Bestellung zugesendet wurden, konnten ganz einfach per Knopfdruck durchgebucht werden.
Ergebnisse des Projekts
"Vom Workshop bis zur Abnahme des Systems wurden all unsere Anforderungen erfüllt, so dass wir die gewünschte Zeiteinsparung bei unseren Mitarbeitern erheblich spüren können. In Summe wurde alles, was versprochen wurde, eingehalten."
Leonhard Wörle
Leiter operativer Einkauf
