ASS-Einrichtungssysteme GmbH

ASS-Einrichtungssysteme GmbH

Mit vielseitigen Möbeln, inspirierenden Konzepten und ganzheitlicher Beratung schafft ASS-Einrichtungssysteme GmbH weltweit Raum für abwechslungsreiches und sinnvolles Lernen. Das Familienunternehmen besteht seit 1937 und beschäftigt über 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an vier Standorten in Europa.

Die Ausgangssituation

Den Eingangsrechnungsprozess hatte der Schulmöbelhersteller bereits mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) teilweise digitalisiert. Trotzdem war die Bearbeitung der Eingangsrechnungen sehr zeitaufwändig: Rechnungen mussten zuerst gescannt und dann sowohl im DMS als auch im SAP^® manuell erfasst und verschlagwortet werden. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeutete das einen ständigen Wechsel zwischen den Systemen. Besonders Rechnungen mit vielen Positionen kosteten die Finanzbuchhaltung viel Zeit und auch Nerven. Das Unternehmen wollte durch die konsequente Digitalisierung nicht nur zukünftige gesetzliche Anforderungen wie die E-Rechnungspflicht erfüllen. Auch die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber war hier ein wichtiger Faktor: Moderne, ressourcenschonende Prozesse helfen dabei, Fachkräfte zu halten und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben.

Die Lösung

Mit der HENRICHSEN4s Eingangsrechnungsverarbeitung und dem E-Invoice Manager Inbound ist die Erfassung von allen Rechnungstypen vollständig automatisiert worden. Die Lösung erfüllt neben der Verarbeitung von Papier- und E-Mail-Rechnungen auch die Anforderungen des Möbelherstellers, eingehende ZUGFeRD- und X-Rechnungen sowie das ungarische XML-Format verarbeiten zu können. Zusätzlich hat sich ASS auch für die Einführung des Add-ons „Erweiterte Vollständigkeitsprüfung“ entschieden. Damit erfolgt auch die formelle Kontrolle auf die Pflichtbestandteile einer Eingangsrechnung vollkommen automatisch, sodass der manuelle Prüfaufwand weiter verringert wird. 

Das Ergebnis

Heute bearbeitet die Finanzbuchhaltung des Mittelständlers alle Rechnungen in einem System, das zu einhundert Prozent in SAP^® integriert ist – es gibt keine Medienbrüche mehr. Im Invoice-Monitor hat die Finanzbuchhaltung jederzeit den Überblick, welche Rechnungen im Umlauf sind. Die Bearbeitung von E-Rechnungen und MM-Rechnungen nimmt nur noch einen Bruchteil der Zeit in Anspruch. Abweichungen zur Bestellung sind sofort sichtbar und können schneller behoben werden. Die Anzahl der Rückfragen bei Einkauf und Wareneingang ist deutlich geringer als zuvor. Positiver Nebeneffekt: Durch die gesteigerte Transparenz konnte auch der Anteil der FI-Rechnungen, insbesondere in der Instandhaltung, nachweislich reduziert werden.