Vier Thesen zur Vorstudie "Einkauf 4.0" des Fraunhofer IML

28.01.2021

Die Veränderungen durch die Digitalisierung betreffen viele Unternehmensfunktionen. Die Produkte, Dienstleistungen, die Kommunikation, der Transport und der Zahlungsablauf haben sich in den letzten Jahren verändert und sind weiterhin einem steten Wandel unterworfen.  Eine wichtige Schnittstelle dieser Wertschöpfungskette ist der Einkauf. Vor dem Hintergrund dieser Veränderungen lassen sich Thesen ableiten, die den Einkauf 4.0 beschreiben:   

  1. Der operative Einkauf wird weitgehend autonomisiert
    Durch eine fast vollständige Digitalisierung der Einkaufsprozesse, sprich die Herstellung einer geschlossenen Prozesskette von der Anforderung bis zur Einbuchung der Lieferung, verringert den Aufwand im operativen Einkauf drastisch. Die freigewordenen Ressourcen können im strategischen Einkauf, für die Überwachung der Prozesse und eine detailliertere Aussteuerung der Lieferanten genutzt werden.
  2. Die Anforderungen und Erwartungen an den strategischen Einkauf wachsen
    Das heißt, dass auch die Aufgaben des strategischen Einkaufes zunehmend komplexer werden. Zudem steigt auch der Wertbeitrag, der geleistet werden muss. Unternehmen wie die HENRICHSEN AG bieten Ihnen Lösungen an, die dem Einkauf helfen, diese Herausforderungen zu meistern.
  3. Persönliche Beziehungen bleiben auch im Einkauf 4.0 von hoher Bedeutung
    Technologien schaffen Möglichkeiten, ersetzen aber keine persönlichen Beziehungen. Die Kommunikation wird durch diese verbessert und vereinfacht, es werden Brücken zwischen den einzelnen Standorten und Unternehmen geschlagen oder gefestigt.
  4. Der Einkauf muss seine Strukturen und Prozesse anpassen
    Um das Ziel Einkauf 4.0 zu erreichen müssen viele Einkaufsprozesse digitalisiert werden, um in Echtzeit auf Veränderungen reagieren zu können. Die Produkte der HENRICHSEN AG unterstützen Sie auf diesem Weg und helfen dem Einkauf dabei, sich auf Kernprozesse zu fokussieren.
    Quelle: https://www.iml.fraunhofer.de/content/dam/iml/de/images/oe260-einkauf-und-finanzen-im-scm/publikationen/BME-vorstudie-einkauf-4-0.pdf

Mit den Lösungen für den Einkauf der HENRICHSEN AG zur Umsetzung im SAP-System, kann für den Einkauf eine geschlossene Prozesskette von der Anforderung, über die Beschaffungsfreigabe bis hin zur Einbuchung des Wareneingangs hergestellt werden.

Wenn man von einer geschlossenen Prozesskette im Einkauf und dem Einkauf 4.0 spricht, so ist klar, dass auch die Anforderungen der Mitarbeiter*innen nicht weiter per E-Mail oder Papier zum Einkauf gelangen darf. Mit der HENRICHSEN Lösung Beschaffungsmanagement startet der Digitalisierungsprozess im Web oder Fiori eine Stufe vor der BANF. Durch eine Weboberfläche und direkte Verbindung zu Informationen des SAP-Systems, sowie den Anschluss externer Kataloge, wird den User*innen die Möglichkeit gegeben, von Anfang an die richtigen Informationen zu hinterlegen.

Abb. HENRICHSEN SAP Beschaffungsmanagement-Prozess

Die darauffolgenden Freigaben auf der Anforderung, der BANF oder der Bestellung erfolgen dann ebenfalls in Web, GUI oder Fiori. Ist die Bestellung per SAP-Nachrichtensteuerung an die Lieferanten versandt, erhält man im Laufe des Prozesses die Auftragsbestätigung per E-Mail.

Diese wird durch die HENRICHSEN Lösung Verarbeitung Auftragsbestätigungen, automatisiert ausgelesen und zur weiteren Verarbeitung in einem Cockpit in SAP dem Einkauf zur Verfügung gestellt. Hier erfolgt auch durch das System der Abgleich mit den Bestellpositionen, sowie die automatische Einbuchung des Bestätigungskennzeichen in die Bestellung, bei 100% Match AB- und Bestellposition. Der Einkauf kümmert sich nur noch um die Abweichungsklärung.

Bei Lieferung der bestellten Ware, wird mit der HENRICHSEN Lösung Wareneingangsmanagement der durch das System eingelesene Lieferschein verarbeitet. Hier erfolgt der Match zur Bestellung und die Einbuchung des Wareneingangs, sowie Abgleiche mit dem Qualitätskennzeichen. 

Um all die Informationen des digitalen Gesamtprozesses zu analysieren und ggf. für eine Lieferantenbewertung und -steuerung mit zu nutzen, bieten wir mit unserem HENRICHSEN KPI Cockpit die passende Lösung.
Dadurch hat der Einkauf die Möglichkeit eines vereinfachten Monitorings. Wichtige Kennzahlen sind schnell auf einen Blick erkenn- und auswertbar. Durch unser leicht verständliches und responsives Design müssen die Einkäufer*innen keine Technikexperten werden, um an die Informationen zu kommen, die in Ihren IT-Systemen anfallen. Wir sammeln die Daten und bereiten sie einfach verständlich und übersichtlich für Sie auf.

Abb. HENRICHSEN KPI Cockpit Oberfläche

Als Ausblick kann das Business Partner Portal zukünftig dem Einkauf einen Teil der operativen Arbeit abnehmen und Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten freiwerden lassen. Über dieses Portal werden Ihre Lieferanten die Stammdaten selbst pflegen und mit Ihnen einfach in den Austausch treten. Sie können wichtige Dokumente zentral ablegen und beide Parteien haben Zugriff darauf, dadurch steigern Sie die Transparenz und vereinfachen die Kommunikation. Auch Rabatte lassen sich über dieses Tool einfach und schnell anbieten bzw. annehmen. Wie bereits beschrieben sollten Ihre Einkäufer*innen dennoch nicht den Bezug zu den Lieferanten verlieren. Tools wie diese führen zu einer Zeitersparnis, die an anderer Stelle wiederum für die persönliche Kontaktpflege genutzt werden kann. 

Weitere Informationen zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen finden Sie hier im Bereich Lösungen. Gerne stehen Ihnen unsere Experten auch direkt für ein erstes unverbindliches Gespräch zum Austausch bereit. Bitte füllen Sie hierzu einfach unser Kontaktformular aus und wir melden uns umgehend bei Ihnen.

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