So schließen Sie die Digitalisierungslücke in Ihrem P2P-Prozess

06.04.2021

Sparen Sie 10-15 EUR je Beschaffungsprozess durch Digitalisierung im Wareneingang

Die Absprache mit Ihren Lieferanten bezüglich der Lieferscheine, z.B. über die Auswahl und die abzubildenden Daten in Barcode-Eindrucken oder EDI-Anbindungen nehmen bei Ihnen viel Zeit in Anspruch? Durch das digitale Wareneingangsmanagement in SAP ist das ab sofort hinfällig.

Aktuelle Prozessschritte im Wareneingang

Während die Prozessschritte von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellbestätigung (Schritt 01-04) und vom Rechnungseingang bis zur Zahlung (Schritt 06-09) über die bereits etablierten HENRICHSEN-Lösungen gut abgedeckt sind, konnte der Wareneingang und die damit einhergehenden Lieferpapiere bisher nicht vollständig digitalisiert werden (Lieferscheinlösung mit spätem Erfassen). Die HENRICHSEN Lösung zum digitalen Wareneingangsmanagement setzt hier an.

Infografik - Prozessschritte im Purchase to Pay Prozess Der P2P (Procurement-to-Pay) Prozess läßt sich wie folgt darstellen

Wie funktioniert die Lösung zum digitalen Wareneingangsmanagement?

Der eingehende Lieferschein wird sofort gescannt, in ein pdf gewandelt - und je nach Betriebsablauf zeitnah – zentral oder dezentral, Fat Client oder als Web-Lösung - über unsere OCR-Schnittstelle validiert. Der erkannte Datensatz wird anschließend automatisch und positionsgenau an das sogenannte "WEM-Cockpit" übermittelt und kann hier von Ihnen der richtigen Wareneingangs-Buchung zugeführt werden. Eine Archivierung des gescannten Lieferbelegs erfolgt im Hintergrund automatisch und flexibel zum passenden SAP-Businessobjekt.

Infografik - Prozessschritte im Wareneingangsmanagement

8 Vorteile des digitalen Wareneingangsmanagements

  • Erkennung von Lieferant, Bestellnummer, Menge und weiteren Daten anhand von OCR Technologie
  • Es ist keine Vereinbarung mit Lieferanten bzgl. Barcode-Eindruck notwendig
  • Automatisches Finden der Bestellung und Abgleich mit den Lieferscheindaten
  • Auflistung offener Wareneingänge im Cockpit inkl. Filterfunktion (z.B. nach Bestellung, Lieferschein, Lieferant usw.)
  • Flexible und individuell anpassbare Ampelfunktionen weisen auf Übereinstimmungen oder Abweichungen hin
  • Automatische Wareneingangsbuchung bei Bestätigung oder auch „dunkel“, d.h. implizit bei grüner Ampel
  • In- oder Outplace-Anzeige des Lieferscheins zu jedem Vorgang im Cockpit
  • Verschiedene Möglichkeiten für Notizen /Rückfrage – und E-Mail-Workflows
  • Automatische Archivierung des Lieferscheins zu verschiedenen SAP Objekten z.B. über die Archiv Link – Schnittstelle möglich

Das Potential dieser Lösung zeigt sich z.B. anhand eine Studie von Mercateo und der HTWK Leipzig zur Reduzierbarkeit von P2P-Prozesskosten. Hiernach lassen sich – abhängig von der Ausgangssituation 10-15 EUR je Beschaffungsprozess durch Digitalisierung im Wareneingang einsparen.

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