DORST Technologies und HENRICHSEN gehen den nächsten digitalen Schritt

DORST Technologie GmbH & Co. KG setzt ihre Digitalisierungsstrategie fort

Die DORST Technologies GmbH & Co. KG, ein führender internationalen Anbietern von Maschinen und Anlagen für die Herstellung keramischer und pulvermetallurgischer Produkte, entschied sich bereits 2013 für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung mit Hilfe der HENRICHSEN AG. Auf Grund der guten Erfahrungen wurde daher Ende Dezember 2018 beschlossen, die Digitalisierungsstrategie des Purchase-to-Pay Prozesses im Einkauf fortzusetzen. Das Ziel: mehr Zeit für strategische Themen.

Herausforderungen

Bei ca. 20.000 Auftragsbestätigungen pro Jahr mit durchschnittlich 4 Positionen pro Beleg und der Tatsache, dass die Auftragsbestätigungen teilweise bis zu 20-30 Seiten lang waren, hatte die Fachabteilung vor der Einführung mit einem sehr hohen manuellen Aufwand zu kämpfen. Hinzu kam eine auf Grund des bisherigen Prozesses (AB ausdrucken, Barcode aufkleben, scannen und anschließend archivieren) erhöhte Fehlerquote.

Lösung

Mit Einführung der digitalen Auftragsbestätigungsverarbeitung der HENRICHSEN AG werden ab sofort Auftragsbestätigungen der Lieferanten über verschiedene Eingangskanäle (EDI, Post, E-Mail) automatisiert eingelesen. Die Daten (Post, E-Mail) werden mit Hilfe einer intelligenten Belegerkennung extrahiert, interpretiert und an das HENRICHSEN AB-Cockpit übergeben. Im Cockpit erfolgt automatisch der Abgleich mit den Bestelldaten.

Der jeweilige Einkäufer erhält im Cockpit mit Hilfe einer Ampelfunktion schnell und einfach einen Gesamtüberblick über eventuell vorhandene Abweichungen und kann so gezielt mit den Lieferanten in Kontakt treten. Das Dokument der Auftragsbestätigung wird automatisiert der dazugehörigen Bestellung zugeordnet und per SAP ArchiveLink archiviert. Somit entfallen weitere zeitraubende Tätigkeiten hinsichtlich der Ablage.

Projektablauf

Ende März 2019 wurde nach einem gemeinsamen Workshop mit der Implementierung gestartet und bereits im Mai konnte das Ziel "GoLive" verkündet werden. Auch die für Ende Juni fokussierte Abnahme des fertigen Systems wurde eingehalten.

Leonhard Wörle (Leiter operativer Einkauf): "Vom Workshop bis zur Abnahme des Systems wurde all unsere Anforderungen erfüllt, so dass wir die gewünschte Zeiteinsparung bei unseren Mitarbeitern erheblich spüren können."

Die Lösung nimmt den manuellen Arbeitsaufwand, wie z.B. das Ausdrucken, Einscannen, Archivieren und natürlich den Bestellabgleich ab. Desweiteren waren unsere Mitarbeiter sehr flexibel wenn es um die Erreichbarkeit angeht. Während der Testphase oder aber auch beim GoLive konnten Rückfragen schnell beantwortet werden. Unser ANsprechpartner seitens der HENRICHSEN AG war stehts auf Abruf bereit, was besonders hervorzuheben ist. Neben der Einsparung des enormen Arbeitsaufwandes, war für die DORST Technologies das Highlight der "Bestätigt wie bestellt"-Button. Auftragsbestätigungen, die z.B. als unterzeichnete/bestätigte Bestellung zugesendet wurden, konnten ganz einfach per Knopfdruck durchgebucht werden.

In Summe wurde alles, was versprochen wurde, eingehalten.

Starten auch Sie Ihre Digitalisierungsstrategie

Beispiele wie das der DORST Technologie zeigen, wie vorteilhaft eine gut geplante Digitalisierungsstrategie sein kann. Wenn auch Sie Ihren Purchase-to-Pay Prozess digitalisieren wollen, dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.