Compliance optimierte Beschaffung: Smart Procurement mit Kataloganbindung

Unterstützung für Einkäufer

Viele Unternehmen fokussieren sich zu Beginn der Digitalisierung von Geschäftsprozessen als erstes auf das Thema „Eingangsrechnungsverarbeitung“. Im Kontext des P2P Gedankens (P2P = Purchase to Pay = Von der Bestellung zur Bezahlung) ist es aber zwingend notwendig, auch die Einkaufsprozesse zu beachten. Einkäufer sollen ihr Hauptaugenmerkt auf strategische Procurement Aktivitäten wie z.B. Preisverhandlungen oder Warengruppenstrategien legen, weniger auf wiederkehrende und transaktionelle Tätigkeiten wie z.B. das Anlegen von Bestellungen. Dabei möchten die Einkäufer, dass die von ihnen verhandelten Waren bzw. Dienstleistungen auch von ihrem Unternehmen in der Form abgerufen werden. Sonst droht „Maverick Buying“, d.h. das Anforderer „eigenmächtig“ einkaufen, ohne auf verhandelte Verträge zurück zu greifen.

Maverick Buying verhindern

Einkaufsabteilungen wollen Maverick Buying verhindern und ihre Bedarfsanforderer mit verhandelten Waren und Dienstleistungen versorgen. Gleichzeitig soll dies aber mit wenig Aufwand passieren, damit Einsparungen aus Preisverhandlungen nicht durch unternehmensinterne Mehraufwände wieder aufgefressen werden. „smartes Einkaufserlebnis“ und „Guidance“ sind hier die Schlüsselwörter. Konkret bedeutet dies:

1. Einkaufserlebnis der Bedarfsanforderer steigern.
2. „Guidance“ der User im Prozess sicherstellen.

Bzgl. Punkt 1 ist es wichtig, den Anforderern die Waren und Dienstleistungen mittels ansprechenden Katalogen bereitzustellen. Aus diesem Grund ist die Anbindung von Online Bestellkatalogen wie z.B. Mercateo empfehlenswert. Diese bieten bereits ein umfassendes Sortiment an Artikeln über verschiedene Warengruppen hinweg. Darüber hinaus gibt es nützliche Features wie eine Suchmaske, die Aufteilung in verschiedene Warengruppen, Bilder zu den Artikeln und ausführliche Artikelbeschreibungen. Im Endeffekt sind Anwender aus dem Privatleben ein „smartes“ Einkaufserlebnis wie bei den großen Onlinehändlern gewohnt, und wollen dieses auch im beruflichen Kontext wiederfinden. Wesentliches Feature bei einer Kataloganbindung ist die Übernahme der Artikel aus dem Onlineshop in die eigene SAP Procurement Lösung. Mit Hilfe der HENRICHSEN Beschaffungslösung wird diese Brücke hergestellt. Artikel aus den Shops können in den sogenannten Feeder übernommen werden, der dann wiederum in eine Bestellanforderung (BANF) im eigenen SAP System mündet. Generell ist die flexible Anbindung an unterschiedliche Kataloganbieter wie Mercateo problemlos möglich. Neben den Online Kataloganbietern können mit Hilfe der HENRICHSEN Lösung auch interne SAP Kataloge, z.B. für interne IT Hardware, gepflegt und abgerufen werden.

Guidance und Prozesskontrolle

Bei der „Guidance“ und Prozesskontrolle ist nach Übernahme der Artikel in das eigene SAP System wichtig, dass die Prozesse eingehalten werden und Compliance Vorgaben erfüllt werden. Eine Berechtigungstabelle hilft dabei, kostenstellenindividuell einzustellen, wer welche Bestellung freigeben darf. Somit wird aus einem Bestellwunsch eine konkrete SAP Bestellanforderung, die nach erfolgter Freigabe in eine Bestellung mündet. Während dieses Prozesses wird der Artikel um weitere Metadaten angereichert, wie z.B. Kostenstelle und Sachkonto. Ersteres ist vor allem für die Freigabe notwendig. All diese Szenarien müssen in einer smarten Procurement Lösung abgebildet sein. Ein weiterer wichtiger Bestandteil aus Compliance Sicht ist die Dokumentierung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen. D.h. wer hat wann welche Bestellung anfordert bzw. freigegeben? Gibt es ein Angebot zur Bestellung? Wo sind die Dokumente dazu abgelegt? usw. Auf all diese Fragen muss eine Beschaffungslösung auf Knopfdruck die richtigen Antworten liefern. Mit der Procurement Lösung von HENRICHSEN wird all dies sichergestellt und der Anwender erhält ein Tool, mit dem er einerseits das Bestellerlebnis für den Anforderer wesentlich verbessert, und andererseits die internen Prozesse Compliance technisch sicherstellt.

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