E-Rechnung ist auf dem Vormarsch!

Die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung oder ERechnung) ist in Europa stark auf dem Vormarsch. Die EESPA (‘European E-Invoicing Service Providers Association’) berichtet, dass in 2017 mehr als 1.9 Milliarden elektronische Rechnungen durch ihre Mitglieder verarbeitet wurden. Im Vergleich zum Vorjahr ist die elektronische Rechnungstellung in den Bereichen Business-to-Business (B2B), Business-to-Government (B2G) und Business-to-Consumer (B2C) damit um 23% angestiegen.
 

Verordnungen und Richtlinien der E-Rechnung:

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, den Stand der Dinge in Deutschland zu kennen und welche EU-Richtlinien auf dem Weg sind, auf die die Unternehmen vorbereitet sein müssen, um im Geschäft zu bleiben.

Die Bundesregierung hat am 6. September 2017 die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (kurz: E-Rechnungs-Verordnung) beschlossen. Damit sind eine ganze Reihe von Maßnahmen auf den Weg gebracht worden, die allesamt das Ziel verfolgen, die elektronische Rechnungsstellung innovationsfreundlich auszugestalten und damit final zum Durchbruch zu verhelfen.

Vor bereits rund 4 Jahren hat die EU die „RICHTLINIE 2014/55/ EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verabschiedet. Diese beschäftigt sich, wie der Name schon sagt, mit der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

Als nationale Möglichkeit der Spezifizierung der „CEN-Norm“ (CEN = europäisches Komitee für Normung) wurde für Deutschland der Rechnungsdatenaustausch Standard XRechnung im Rahmen eines Steuerprojekts des IT Planungsrats entwickelt, denn da gab es bisher keine EDI- oder andere
eRechnungsformate. Das XRechnungsformat liegt aktuell in der Version 1.1 vor und wurde im Bundesanzeiger (Vgl. BAnz AT 28.12.2017 B1, 1 ) bekanntgemacht.

Außerdem gibt es in Deutschland das ZUGFeRD-Format, das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert wird, und seit 2014 verfügbar ist. In der Version 1.0 entspricht ZUGFeRD nicht den Kriterien der EU-Richtlinie, es ist aber eine Version 2.0 derzeit in Planung (Stand Juli 2018), die dann die Anforderungen erfüllen soll.

Adressat der E-Rechnungs-Verordnung sind also zunächst öffentliche Auftraggeber und somit im Wesentlichen öffentliche Verwaltungsstellen und in der Folge die Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber zu ihren Kunden zählen. Damit ist auch die Frage beantwortet, warum die elektronische Rechnung auch ein Thema für die Privatwirtschaft ist.
 

Erhebliche Einsparpotentiale durch die elektronische Rechnungsverarbeitung (E-Rechnung oder ERechnung):

Für Unternehmen macht es Sinn, die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung zu nutzen, auch wenn sie nicht für öffentliche Auftraggeber tätig sind: durch den elektronischen Rechnungsaustausch, den Versand und den Empfang strukturierter Rechnungsdaten, die eine unmittelbare, medienbruchfreie und friktionslose Weiterverarbeitung auf Empfängerseite ermöglichen, lassen sich Einsparpotentiale erschließen, die von wissenschaftlicher Seite bereits seit geraumer Zeit nachgewiesen wurden. (Quelle: Bernius/Pfaff/Werres/König, Handlungsempfehlungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung, 2013).

Auch die europäische Kommission verweist bzgl. des Einsparpotentials auf einschlägige Untersuchungen und Studien, die durch eine konsequente Umstellung auf eine digitale Rechnungskommunikation Einsparungen von bis zu 80 % prognostizieren. (Quelle: Siehe hierzu das „Impact Assessment“ der Europäischen Kommission vom 26. Juni 2013, SWD(2013) 222 final)
 

Formate-Chaos und wie es sich lösen lässt:

Dabei ist wichtig zu wissen, dass eine Bilddatei, ein reines PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung keine elektronischen Rechnungen (ERechung oder E-Rechung) im Sinne der europäischen Vorgaben und im Sinne von E-RechG und E-RechV. Als elektronische Rechnungen gelten nur Rechnungen,

• die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen werden sowie Rechnungen,
• die in einem Format vorliegen, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Das Thema Formate wird zukünftig noch eine wichtige Rolle spielen, da Unternehmen in die missliche Lage geraten können, unterschiedliche Formate aus den europäischen Ländern verarbeiten zu müssen. Die oben erwähnte XRechnung ist eines der Formate, das die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt – aber nicht das einzige Format. In anderen EU-Ländern gibt es bereits andere etablierte E-Rechnung-Standards (z.B. FatturaPA in Italien, Factur-X in Frankreich, FacturaE in Spanien). Wenn diese den Anforderungen der EU-Richtlinie entsprechen, müssen öffentliche Auftraggeber in Deutschland künftig auch in der Lage sein, diese anzunehmen und zu verarbeiten.

An dieser Stelle hilft ein Format-Konverter, der unterschiedliche Formattypen be- und verarbeitbar macht.