FAQS IM BEREICH DER UNTERNEHMENS DIGITALISIERUNG

Inhaltsverzeichnis

FAQs im Bereich digitale Eingangsrechungsverarbeitung

Das SAP Org-Management ist im Standard Umfang nicht enthalten, in einer Projektlösung aber möglich. Der Aufwand beträgt hierfür: ab 5 Personentage.

Ein sachlicher Prüfungs- und Freigabeworkflow kann auch auf gebuchten Belegen erfolgen. Es ist allerdings zu berücksichtigen, dass bei etwaigen Ablehnungen der SAP Beleg storniert werden muss.

Das Hinzufügen von etwaigen Dokumenten zur Rechnung kann in jedem Workflowschritt erfolgen (SAP und Web).

Das ist nicht im Standard enthalten, aber über eine Projektlösung abbildbar. Der Aufwand beträgt hierfür: ab 5 Personentage.

Ja. Rechnungen werden mit UniMIG aus E-Mail-Postfach abgeholt und mit OCR Komponente ausgelesen. Anschließend erfolgt die Verifikation in SAP.

In der sachlichen Prüfung ist dies im Standard möglich. Ebenso bei Freigabe. Bei Freigaben wird dies allerdings nicht empfohlen, da dadurch etwaige Unterschriften- und Zeichnungsfreigaben umgangen werden könnten.

Nach der Validierung der Leseergebnisse durch den Buchhalter wird der Beleg vorerfasst und erhält eine SAP Belegnummer.

Info: §14 (Deutschland) gibt vor, welche Inhalte eine Rechnung enthalten muss, damit Vorsteuer abgezogen werden darf.

Das OCR-System unterstützt die Prüfung, kann aber nicht vollumfänglich einen §14 durchführen. In unserem Standardkonzept ist beschrieben, welche Merkmale systemseitig geprüft werden können und welche per Sichtprüfung durch den Buchhalter geprüft werden müssen.

Durch die Integration in SAP werden die Informationen gegen die Live SAP-Daten validiert.

Ja, statische Felder können lieferantenabhängig trainiert werden. Das ist im Standard Konzept bei den Lernfeldern beschrieben. Dynamische Felder können nicht trainiert werden.

Im Standard Leistungsumfeld nein. Es wird bei bestellbezogenen Rechnungen ein Positionsvorschlag aus den SAP Bestelldaten generiert.

Ja, sowohl sachliche Prüfung als auch Freigabe kann bis zu 99 Stufen umfassen.

Der Workflow reagiert im Standard auf die SAP Abweichungsgründe Mengen- und Preisabweichung. Abhängig vom jeweiligen Abweichungsgrund starten automatisiert entsprechende Workflows. Weitere SAP Abweichungsgründe können in einer Projektlösung berücksichtigt werden.

xSuite Cube bietet eine eigene Vertreterregelung, über die aktiv bzw. passiv Vertreterregelungen gepflegt werden können. Die SAP Business Workplace Vertreter können ebenfalls benutzt werden (nicht empfohlen). Hier erfolgt aber keine Übernahme der xSuite Cube Berechtigungen.

Über eine zu pflegende Freigabematrix wird der für die Position zuständige Freigebende ermittelt.

Die Auslesequote ist abhängig von der Qualität der Belege (Stichwort: „Butterbrotpapier Speditionsrechnungen“) und der zugrundeliegenden Stammdatenqualität. Je besser die Stammdaten gepflegt sind, desto besser ist die Erkennungsquote der OCR.

Fehlt der WE handelt es sich SAP seitig um eine Mengenabweichung (Sperrgrund Menge). Tritt dieser Fall ein, kann automatisiert ein Workflow gestartet werden (z.B. in Richtung Warenannahme / Materialwirtschaft). Ist die SAP wareneingangsbezogene Rechnungseingangsprüfung aktiv, kann dies nicht erfolgen, da SAP bei dieser Einstellung keine Vorerfassung von MM Belegen erlaubt.

Wir empfehlen mit der Einführung eines Workflowsystems die wareneingangsbezogene Rechnungseingangsprüfung zu deaktivieren.

Grund: Der Workflow stellt durch das Erkennen von SAP Sperrgründen sicher, dass keine Rechnung mit fehlendem WE automatisch gebucht wird.

Für Rechnungen ohne Bestellbezug werden die Zahlungsbedingungen (ZB) des Lieferantenstammsatzes vorgeschlagen. Bei bestellbezogenen Rechnungen werden die ZB der zugrundeliegenden Bestellung vorgeschlagen.

Eine Abweichung zwischen den ZB auf der Rechnung und den Vorschlägen kann das System nicht automatisch erkennen. Dies muss durch Sichtprüfung durch den Buchhalter bei der Validierung erfolgen.

Die Aufteilung kann sowohl von der Buchhaltung, als auch im Schritt der sachlichen Prüfung durch den sachlichen Prüfer erfolgen.

Die sachliche Prüfung ist im Standard eine Kopfpositions-Aufgabe. Die Aufgabe der sachlichen Prüfung besteht darin, die in der Rechnung angegebene Leistung zu bestätigen und ggf. die Kontierungen (Kostenstelle, Auftrag, usw.) vorzunehmen.

Das Versenden per E-Mail ist in allen Workflowschritten möglich, allerdings nur im SAP GUI. Die gesendete E-Mail wird dabei an den Workflowbeleg archiviert.

Ja, in allen Workflowschritten können Anhänge hinzugeladen werden.

Noch relativ neu in Deutschland ist das X-Rechnungsformat für die öffentliche Verwaltung auf Bund- und Länderebene. Auf Bundesebene hat sich Deutschland dazu verpflichtet, ab dem 27.11.2018 eingehende Rechnungen im X-Rechnungsformat zu akzeptieren. Dies wird die kommenden Jahre noch verstärkt und sukzessive auf Länderebene weiter ausgerollt. Ab dem 18.04.2020 wird der Bund mitsamt seinen öffentlichen Einrichtungen und Verwaltungen, nur noch Rechnungen im XML Format akzeptieren. D.h. wer mit öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeitet und diesen Rechnungen stellt, wird sein Geld nur noch dann bekommen, wenn die Rechnungen auch im X-Rechnungsformat eingereicht werden.

Italien beschließt im Jahr 2013 ebenfalls ein Standard E-Rechnungsformat einzuführen (Fattura PA). Das Fattura PA Format erfüllt die EN 16931. Jedes Unternehmen, dass in Italien registriert ist oder eine Niederlassung unterhält, ist von dieser Regelung betroffen. Gleichzeitig ändert sich in Italien auch der Prozess. Alle Rechnungen, die zwischen Handelspartnern (auch innergesellschaftlich) gesendet werden, müssen über die Regierungsplattform Sistema di Interscambio (SDI) im strukturierten Format Fattura PA übermittelt werden. Neben der all diesen Vorlagen ist es auch notwendig, die Rechnung digital zu signieren vor der Archivierung mit einem speziellen Buchungsstempel zu versehen. Auf diesem Stempel muss eine fortlaufende Nr. plus das Buchungsdatum aufgedruckt werden. Darüber hinaus gibt es spezielle Archivierungs-Anforderungen der italienischen Finanzbehörde, die erfüllt werden müssen. Z.B. ist es zwingend erforderlich, dass das Archiv bzw. der Archivserver auf italienischem Boden stehen.

Bereits länger bekannt ist das Format ZUGFeRD. Da ZUGFeRD 1.0 nicht die alle EU Richtlinie erfüllt, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland entschieden, eine Version 2.0 des ZUGFeRD Formats auf den Markt zu bringen. Daher wurde im FeRD Plenum bereits am 13.09.2017 der neue ZUGFeRD 2.0 Standard verabschiedet, welcher nun voll compliant mit dem Profil der EN 16931 ist. Da das Format in Zusammenarbeit mit Frankreich entstanden ist, wird ZUGFeRD international als Factur-X bezeichnet.

Nützliche Hilfestellungen im Themengebiet digitale Eingangsrechnunungsverarbeitung

  • dazugehörige Workflows
  • und OCR Erkennung

FAQs im Bereich digitales Personalmanagement

Ja, da sämtliche Tätigkeiten durch das SAP-System und/oder das Archiv 
protokolliert werden. Zur Unterstützung der Revisionssicherheit ist zu prüfen, ob 
für Prozesse außerhalb des SAP-Systems (z.B. Vorbereitung des Scanvorgangs) 
Verfahrensanweisungen erstellt werden – dies ist aber unabhängig von der 
eingesetzten Lösung.

Die digitale Personalakte ist vollständig in SAP integriert und kann unter anderem aus der PA20/PA30 heraus geöffnet werden. Alternativ kann der Zugriff über eine eigene 
Kachel, die im SAP Fiori Launchpad integriert ist, umgesetzt werden. 

Die Akte kann über einen definierten Zeitraum an die Führungskraft verliehen werden. Die Führungskraft hat die Möglichkeit über einen Link zum Webdynpro die Akte zu sichten. Bestimmte Ordner wie zum Beispiel Pfändungsdokumente können für die Manager ausgeblendet werden.

Im Customizing kann eingestellt werden, ob Anzeigen, Anlegen, Ändern und 
Löschen protokolliert werden sollen.

Es werden Dokumenteinbringungsprozesse (frühes Archivieren mit Workflow und spätes Archivieren mit Barcode), Dokument-Lösch- & -Verschiebe-Prozesse, teilautomatisiertes Löschen und Wiedervorlagen unterstützt.

Es wird eine spezielle Software-Komponente angeboten, über die Dokumente im Massenverfahren anhand von Metainformationen (Personalnummer, Dokumentart, Unterdokumentart, ggf. Dokumentdatum) in die Personalakten übernommen werden können. Das Einscannen der Dokumente kann entweder durch einen externen Scandienstleister umgesetzt oder durch den Kunden selbst vorgenommen werden.

Die Altakten von aktiven Mitarbeitern werden in fast allen Projekten digitalisiert, 
anschließend werden diese Akten meistens vernichtet (dies übernimmt häufig auch der Scan-Dienstleister). Die Akten von Rentnern oder ausgeschiedenen Mitarbeitern 
werden oftmals nicht mehr digitalisiert und bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in „Kellerarchiven“ gelagert. 

Bei der Digitalisierung der Altakten wird unterschiedlich verfahren: Einige Kunden erstellen pro Akte eine Datei mit gegebenenfalls mehreren hundert Seiten, andere Kunden scannen Dokument pro Dokument ein. Manche Kunden liegen zwischen diesen Varianten und fassen die Dokumente aus den Bestandsakten nach Kategorien zusammen.

Es besteht die Möglichkeit, im Customizing für verschiedene Dokumentarten 
Löschfristen zu hinterlegen, so dass die entsprechenden Dokumente nach Ablauf 
der Frist automatisch gelöscht werden. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten (auch je 
Dokumentart einstellbar):

  • Automatisiertes Löschen: Das System löscht die Dokumente bei Fristablauf 
    automatisch und ohne User-Interaktion (empfehlenswert z. B. bei 
    Entgeltnachweisen in der Personalakte).

  • Teilautomatisiertes Löschen: Das System schlägt die Dokumente bei 
    Fristablauf per Workflow zum Löschen vor. Eine Löschung erfolgt jedoch erst, 
    wenn ein Anwender den Löschworkflow freigegeben hat. Soll der Workflow 
    nicht freigegeben werden, kann ein neues Löschdatum hinterlegt werden, zu dem das Dokument erneut vom System zum Löschen vorgeschlagen werden 
    soll (empfehlenswert z. B. bei Abmahnungen).

Nein, die digitale Personalakte ist vollständig in den SAP-Standard integriert und nutzt 
das SAP-Berechtigungskonzept. Die Berechtigungsobjekte, die für die 
elektronische Personalakte erforderlich sind, können in eigene oder bereits 
bestehende HR-Rollen integriert werden.

SAP/Office Integration

Die SAP/Office Integration bietet grundsätzlich die Möglichkeit, alle Dokumente die mit Microsoft Office erzeugt werden in SAP Businessobjekten zu hinterlegen. Dazu zählen E-Mails in Outlook, Worddokumente, Exceltabellen, Powerpoint Präsentationen und Access-Datenbanken. Darüber hinaus können abseits der Office-Produktlinie auch PDF, TXT, JPG, TIFF und alle anderen gängigen Dateiformate bei Bedarf verarbeitet werden.

Nach der Installation steht Ihnen in den Office-Produkten Word, Excel, Outlook und Powerpoint ein Add-In zur Verfügung. Mit Klick auf den Button startet die SAP/Office Integration. Zusätzlich lässt sich die Anwendung auch im Kontextmenü des Windows-Explorer starten. Auch dann, wenn kein Office auf dem PC installiert ist.

Beim erstmaligen Start der Anwendung müssen Sie Ihr SAP System, den Mandanten sowie Ihre Login-Daten (Benutzer/Passwort) eintragen. Diese Daten bleiben bis zur Abmeldung verschlüsselt auf Ihrem PC gespeichert.

Ein besonderes Highlight ist der Zugriff auf die SAP F4 Wertehilfen für die richtige Indexierung. Die Eigenschaften des Dokumentes lassen sich so über Suchhilfen einfach und schnell definieren um die Zuordnung zum SAP Objekt in wenigen Schritten durchzuführen.

IT Service Solutions

Wir bieten IT-Dienstleistungen von A-Z an: Auf Wunsch maßgeschneidert, gerne auch als Managed Service in unterschiedlichen Versionen.

Wir bieten für alle Probleme und Aufgabenstellungen rund um IT eine fachgerechte Lösung. Wir erbringen diese Leistungen sowohl persönlich bei Ihnen vor Ort, als auch remote per Fernwartung.

Wir bieten Lösungen für alle Ansprüche – sowohl komprimierte Servicepakete mit niedrigen Fixkosten als auch Komplettlösungen für große Aufgaben sind möglich. Die Kosten richten sich nach Ihren Anforderungen, der Anzahl der Anwender und einigen weiteren Faktoren. Kontaktieren Sie uns bitte jederzeit für ein unverbindliches Angebot. Nur so können wir garantieren, dass wir für Sie ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis erzielen.

Wir analysieren in einem Workshop vor Ort die aktuelle Sicherheitslage in Ihrem Unternehmen. Wir nutzen dazu einerseits den Leitfaden für Cyber-Sicherheits-Checks des BSI um den Schutzbedarf zu bestimmen. Mit einem speziellen Cyber Threat Assessment Program (CTAP) untersuchen wir darauf hin auf technischer Ebene Ihr Netzwerk nach Schwachstellen. Sie erhalten von uns als Ergebnis eine Handlungsempfehlung welche Maßnahmen zu treffen sind, um Ihre Sicherheitsmechanismen wieder an die Bedrohungslage anzupassen. Natürlich stehen wir hier nicht nur beratend zur Seite, sondern unterstützen Sie auch im Umsetzungsprojekt als Technologie- und KnowHow-Lieferant.

Ja. Mit unseren modular aufgebauten Managed Services haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Leistungen von der Wartung der Arbeitsplatzrechner bis zum Monitoring Ihrer Server und Netzwerkkomponenten an uns zu übertragen. Wir führen diese Leistungen sowohl on-Site als auch remote durch und definieren den Rahmen der zu erbringenden Dienstleistungen in Service Level Agreements um Ihnen bestmöglichen Support zu gewährleisten.

Wir arbeiten sehr eng mit Betreibern von Rechenzentren in Deutschland und Österreich zusammen und haben bereits mehrere erfolgreiche Umzüge in die Cloud durchgeführt. Die Rechenzentren sind gemäß den ISO Normen zertifiziert und arbeiten streng nach den Vorgaben der EU-DSGVO um Ihren Daten und Anwendungen bestmöglichen Schutz zu bieten.

Sie erreichen unseren Support während der Geschäftszeiten von Montag bis Freitag zwischen 08:00 – 17:00 Uhr per E-Mail und Telefon. Je nach vereinbartem Supportlevel stehen wir Ihnen auch am Wochenende und an Feiertagen, auch rund um die Uhr zur Verfügung.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Supportanfragen jederzeit online zu melden und sich auf diesem Wege auch über den Status offener Tickets zu informieren.

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